Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация бухгалтерского учета на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтерия для ИП на УСН значительно проще, т.к. необходимо сдать всего одну налоговую декларацию в год. Срок отчётности ИП на УСН в 2023 году без работников — 25 апреля, а налог, за вычетом авансов, надо уплатить не позже 28 апреля за предыдущий год.
Пошагово, как вести бухгалтерию ИП самостоятельно в 2022 году
Ведение бухучета своими силами достаточно простая работа, если следовать определенному порядку. Если операции раньше фиксировались только для налоговых расчетов, а потом решили создать полноценный учет, то сначала надо провести инвентаризацию имущества и обязательств. То есть проверить складские запасы, оценить производственные объекты – автомобили, станки, склады, цеха, здания. Плюс составить список должников и кредиторов, задолженности по налогам и взносам. Затем внести информацию в программу, чтобы видеть реальное положение дел на начальном этапе.
Затем строится бухгалтерия ИП с нуля:
- Посмотрите Налоговый кодекс. Составьте таблицу сроков отчетности и уплаты налогов по каждой системе налогообложения. Сравните их по количеству отчетов, графику платежей. Если бизнес уже работает, то посмотрите на текущие или запланированные финансовые потоки с точки зрения удобства и возможностей своевременной оплаты налогов.
- Выберите режим налогообложения. Если планируете работать с крупными компаниями, то выбирайте ОСНО. Потеряете на НДС, но выиграете на обороте. Для среднего и мелкого бизнеса, где налог на добавленную стоимость партнерам не важен, выгодней УСН.
- Запланируйте появление сотрудников, даже если пока их нет. Изучите, как правильно вести бухгалтерский учет заработной платы и страховых взносов.
- Подумайте, как будете получать и выдавать документы. А также способ их хранения.
- На основании предыдущих 4 пунктов выберите метод учета операций – бумажный, MS Office, сервисы-онлайн, стационарные программы для ведения бухгалтерии ИП.
- Исходя из вида деятельности, составьте план счетов.
Главный бухгалтер как второе лицо
Непосредственным ответственным за исполнение функции органа лицом является главный бухгалтер. Основанием назначения его на должность и снятия с нее являются решения генерального директора организации, причём это могут быть единоличные решения.
На главбуха возлагаются следующие обязательства и функции:
- организация проводимой им и другими бухгалтерами учётной политики;
- исполнения бухгалтерских процедур, отражение операций в документах;
- организация контроля за регулируемым перемещением имущества и активов юрлица;
- представление отчётности руководству и обеспечение доступа контролирующих органов и аудиторов к материалам по требованию;
- единоличное подписание документов, относящихся к денежно-расчётным, что является единственным основанием признания действительности указанных документов.
Остальные факторы, обуславливающие применение бухучета, связаны с потребностями самого предпринимателя. Формировать полную картину данных об имущественном состоянии и деятельности организации в ее динамике нужно не только для констатации фактов, но и для прогнозов. Итак, бухучет призван решать следующие насущные задачи владельца и управляющего бизнесом:
- актуальное и постоянное предоставление руководству структурированной, объективной и точной экономической информации;
- выяснение резервов имущественных активов организации для реализации финансовой устойчивости фирмы;
- реализация контролирующей функции (со стороны государства и других внешних контрагентов);
- минимизация негативных исходов хозяйственной деятельности.
Причины необходимости ведения бухучета
Первая и самая весомая причина того, почему необходимо обязательно вести бухгалтерский учет предприятия по общепринятой процедуре – данное требование закреплено законодательно. Поэтому выбора нет, если предприниматель хочет работать, нужно вести свою деятельность согласно букве закона.
В законе нет условия, которое бы могло разрешить организации не вести бухгалтерский учет, ведь он обязателен. Если бухгалтерская отчетность никогда не велась, хозяйственные операции не фиксировались, как следует, а отчеты не подавались контролирующим органам, тогда предприниматель будет привлечен к ответственности:
- при условии, что фискальные органы не получили в четко обозначенные сроки сведения о хозяйственной деятельности, граждане будут обязаны заплатить штраф на сумму 100-300 рублей за каждый выявленный случай, а также 300-500 рублей штрафа для должностного лица за каждый случай непредоставления данных или просрочку (согласно ст. 15.6 КоАп).
- при грубом пренебрежении и несоблюдении правил ведения учета и предоставления бухгалтерской документации, а также порядка и сроков сбережения бухгалтерский документов, должностное лицо обязано заплатить штраф 2000-3000 рублей согласно ст. 15.11 КоАп.
Основополагающие принципы бухгалтерского учета
В процессе ведения бухгалтерского учета требуется скрупулезность и точность, поэтому строится на следующих принципах:
- Принцип двойной записи – абсолютно все хозяйственные операции организации должны одновременно отображаться по дебету одного бухгалтерского счета и кредиту другого счета на аналогичную сумму.
- Принцип автономности – каждая организация должна существовать как самостоятельное юридическое лицо. Поэтому в бухучете фиксируется то имущество, которое непосредственно принадлежит конкретному предприятию или организации.
- Принцип объективности заключается в том, что все хозяйственные операции в обязательном порядке должны отражаться в бухгалтерском учете, а также регистрироваться на каждом этапе проведения и подтверждаться соответственной документацией, на основании которой ведется бухучет.
- Принцип осмотрительности подразумевает предельную осторожность при формировании суждений, используемых при расчетах в условиях неопределенности. Это поможет избежать в будущем занижения показателей расходов и обязательств, а также завышения прогнозируемых доходов и активов. Строгое соблюдение принципа осмотрительности поможет предотвратить появление чрезмерных запасов и скрытых резервов, сознательное занижение доходов и активов, либо же умышленное завышение расходов и обязательств.
- Принцип действующей организации. Если действующая организация в дальнейшем планирует сохранить свои позиции на рынке, тогда очень важно вовремя погашать собственные обязательства перед партнерами.
- Принцип начисления – операции тщательно записываются по мере их возникновения, не дожидаясь момента оплаты, а далее они начнут относиться к отчетному периоду, в котором была произведена операция. Этот принцип можно разделить две составляющие:принцип соответствия – это когда доходы за отчетный период должны соотноситься с расходами, с помощью которых эти доходы и были получены;принцип регистрации дохода (другими словами выручки) – согласно правилам, доход должен отражаться в тот период, когда он получен, а не в момент произведения оплаты.
- Принцип периодичности обязывает составлять бухгалтерский баланс и отчетности за такие периоды: месяц, квартал, полугодие и год. Благодаря этому принципу можно в будущем легко сопоставлять отчетные данные, исчислять финансовые результаты и делать прогнозы на будущее.
- Принцип конфиденциальности. Данные внутренней учетной документации – это коммерческая тайна фирмы, поэтому за нанесение ущерба или разглашение предусмотрена ответственность перед законом.
- Принцип денежного измерения – результаты хозяйственной деятельности должны измеряться денежных единицах, то есть в валюте страны, где функционирует организация.
С чего начинается организация бухучета для ИП?
Приняв определенные меры еще на стадии планирования бизнеса, можно впоследствии достичь эффективной организации хозяйственной деятельности и ведения грамотного учета ее показателей.
Организацию бухгалтерского учета рекомендуется начать со следующих шагов:
- Выбор налогового режима. От этого зависит, как в дальнейшем будет вестись бухучет.
- Изучение правил ведения бухгалтерской документации, учета доходов и расходов, а также расчета других показателей предпринимательской деятельности. Данные нормы различаются в зависимости от выбранного вида налогообложения.
- Использование доступных сервисов и программ, предназначенных для получения знаний в данной сфере.
Варианты ведения учета ИП
Существует несколько способов ведения бухучета ИП:
- Самостоятельно. Этот вариант в наибольшей степени доступен ИП, работающим на упрощенной системе налогообложения (УСН). Задачу облегчают сервисы онлайн-бухгалтерии и специальные программы.
- С помощью наемного специалиста. Услуги частного бухгалтера обойдутся дешевле, чем договор со специализированной фирмой, но риски в этом случае более высокие. Очень важно найти опытного и одновременно честного специалиста. Для этого рекомендуется воспользоваться рекомендациями надежных лиц. Перед заключением соглашения с частным бухгалтером следует учесть все риски и преимущества этого варианта.
- Воспользоваться услугами аутсорсинговой компании. Это самый затратный способ, но риски в данном случае минимальны. К тому же предпринимателю нет необходимости изучать тонкости и нюансы бухгалтерского учета.
Формы бухучета при УСН 2021
Ведение бухучета при УСН является обязанностью для организаций, но по закону предусмотрена возможность применения упрощенного ведения бухучета для малого бизнеса (СМП). К субъёктам малого предпринимательства относится большинство компаний выбирающих «упрощёнку». Вести полную бухгалтерию на УСН не всегда является обязанностью. Часто компании осознанно выбирают такой сценарий, так как это делает бухгалтерию более прозрачной и позволяет систематизировать получение данных для дальнейшего анализа детальной информации о экономической деятельности фирмы. Ответственность за ведение бухучёта предусмотрена п. 3 ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ. Такими нарушениями могут считаться: отсутствие первичной документации, отсутствие регистров бухгалтерского учета, ошибки в регистрах и другие недочёты.
Как строится учетная политика, и что лучше туда включить
Сначала смотрим закон 402-ФЗ. Прописываем, кто будет вести бухучет: руководитель, бухгалтер или обслуживающая бухгалтерия.
Для бухучета нужно отражать факты хозяйственной жизни — это делается на основании первичных учетных документов. Закон говорит, что с 2013 года все документы можно разработать самим с учетом обязательных реквизитов — акты, квитанции, доверенности, какие-то справки и так далее. Нужно утвердить эти формы документов в учетной политике. Однако, не спешите изобретать полностью индивидуальные пакеты документов. Представьте себе хаос, в котором окажетесь вы, ваши контрагенты, и налоговики, если каждая фирма начнет применять собственные формы документов. Придется проверять каждую форму документа на соответствие требованиям действующего законодательства. Объем работы с документооборотом может возрасти. Поэтому, там где это возможно и логично, лучше применять уже описанные в Постановлениях Госкомстата формы накладных, актов и других документов. Ну а где не хватает — додумывать свои. В дальнейшем при необходимости перечень документов можно дополнять.
Для того, чтобы вести бухучет, одной «первички» мало. Нужно утвердить план счетов и, так называемые, регистры бухгалтерского учета.
Попробуйте представить все имущество, что у вас есть, в т.ч. и деньги, и обязательства, в виде мешочков с добром. К вам пришло какое-то добро — положили его в мешочек. Вы что-то отдали — убрали из мешочка. Так вот, эти мешочки — это счета бухгалтерского учета. Их очень много. Они тоже утверждены нормативными документами. Но вы можете выбрать те, которые будете использовать. А для более точной классификации вы можете еще ввести субсчета — кармашки внутри мешочков.
Как именно «первичка» влияет на состояние счетов, прописывают ПБУ. Например, как вы будете списывать в расходы стоимость товаров, которые вы продаете: по средней цене, или сначала спишете первую партию, потом последовательно вторую, третью. Или наоборот, начнете списывать последнюю. Такие тонкости нужно прописывать, чтобы контролеры лишний раз не спрашивали: «А почему вы во втором квартале списали 100 тыс, а не 75 тыс, и налоговую базу себе занизили…» Ну и тому подобное.
Справедливости ради, надо добавить, что ПБУ — это устаревшие политики бухучета. Сейчас все идет к тому, чтобы отечественный бухучет приблизить к международным стандартам.
Мы будем держать руку на пульсе и предупредим об изменениях.
Чтобы как-то визуализировать историю изменения состояния счетов и зафиксировать их на конкретный момент времени, используют различные бухгалтерские регистры. Нет точных указаний, какими они должны быть. Есть только рекомендации Минфина. Примером такого регистра можно назвать кассовую книгу или оборотно-сальдовую ведомость. Первая показывает движение по счету 50 «Наличные денежные средства», вторая — может показать информацию вообще по всем счетам учета.
Правильно составленные регистры и умение их читать могут дать интересную информацию о состоянии дел не только бухгалтеру, но и бизнесмену.
Вот, в общих чертах то, что нужно описать в учетной политике по бухучету. Эксперты еще рекомендуют составить небольшую, но полезную налоговую учетную политику. Особенно упрощенщикам с объектом «доходы минус расходы». Налоговая политика строится на требованиях Налогового кодекса, а не закона о бухучете и ПБУ.
ЕНВДшникам и патентщикам это делать не обязательно, потому что налог у них фиксированный, и проблем с налоговиками будет немного. Ну, разве что, стоит прописать, как для ЕНВД исчисляется физический показатель.
А вот упрощенщикам не помешает прописать, например, как списываются в налогах материалы и покупные товары, расходы на зарплату, проценты по кредиту и т д.
Впрочем, для пользователей Эльбы мы, совместно с экспертами (отдельное огромное спасибо ведущей нашего недавнего вебинара – Татьяне Севастьяновой, генеральному директору Аудиторской ) уже подготовили шаблон учетной политики. В нем мы учли основные особенности бухучета и налогового учета малых предприятий-спецрежимников. По сути, мы задекларировали, как ведется учет в Бухгалтерии.
Вы можете использовать наш шаблон, дополняя его, при необходимости, своими тонкостями.
В любом случае, если у вас появятся какие-либо вопросы по использованию шаблона или разработке собственной учетной политики, вы всегда сможете задать их нашим экспертам.
Распространенные ошибки при ведении бухгалтерского учета
Предприятия передают отчеты нескольких образцов: управленческие, налоговые, финансовые и так далее. Число таких образцов определяется системой взимания налогов, используемой в организации.
Из-за большого количества образцов появляются и ошибки при ведении бухгалтерского учета на предприятии.
Ошибка 1. Неправильная организация подготовки к составлению и передаче отчетов.
При составлении и передаче отчетов необходимо организовать специальную подготовку, которая включает в себя, например, проверку наличия имущества на предприятии и состояния его финансовых обязательств.
Если система осуществления данного процесса содержит какие-либо недочеты, при ведении бухгалтерского учета можно столкнуться с отсутствием точных сведений.
В течение подготовительных операций очень важно обзавестись полной информацией о финансовых регистрах. В противном случае придется решать проблемы с неточностями в отчетах. Нередко подобная ошибка влечет за собой и переоформление сведений в бухучетах.
Ошибка 2. Указание неточных денежных сумм при ведении бухгалтерского учета основных материальных ресурсов.
Составление отчетов по ОС – задача совсем непростая. Инспекторы нередко находят здесь различные ошибки. Наиболее часто встречается указание неточных денежных сумм при ведении бухгалтерского учета основных материальных ресурсов.
Однако существуют и иные упущения:
- затраты на различные преобразования и ремонтные работы входят в текущие затраты;
- неверно указана цена основных средств, приобретенных предприятием;
- расходы на покупку и производство основных средств не входят в изначальную цену;
- несколько ресурсов предприятия при ведении бухгалтерского учета принимаются за единицу (либо единица – за несколько).
Чтобы устранить подобные ошибки, как правило, необходимо произвести повторные расчеты стоимости основных средств, а это не так-то просто.
Ошибка 3. Неграмотное осуществление итоговой инвентаризации.
Данный процесс представляет собой крайне значимую операцию при ведении бухгалтерского учета на предприятии. Министерство финансов РФ разработало инструкцию по его осуществлению.
Однако при ведении бухгалтерского учета и ИП, и ООО, и юрлица допускают немало ошибок в отчетных документах по проведению инвентаризации.
Нельзя допускать, чтобы сотрудники, отвечающие за данный процесс, некачественно выполняли свою работу, проводя инвентаризацию «для отвода глаз».
Ошибка 4. Фиксирование производственных процессов при отсутствии письменного доказательства правильности внесения той или иной записи в отчетах.
Бывало и так, что оправдательная документация при ведении бухгалтерского учета просто отсутствовала. Это очень грубая ошибка.
Ошибка 5. Недочеты при оформлении документации, составленной в момент совершения хозяйственных операций (либо сразу после их завершения):
- применение образцов первичной документации, которые были разработаны в организации, однако не были установлены соответствующим приказом;
- вычислительные неточности при ведении бухгалтерского учета и определении денежной оценки хозяйственных операций;
- пометки, сделанные простым карандашом;
- неполное количество необходимых реквизитов в нестандартизированной документации;
- отсутствие необходимых подписей на документации;
- отсутствие данных в реквизитах документации;
- следы от различных исправлений;
- отсутствие отметки «Оплачено», а также даты в документации, связанной со счетами о доходах и расходах предприятия;
- неправильный порядок устранения недочетов в первичной документации;
- помарки в документации, необходимой для оформления кассовых операций;
- отсутствие прочерков в незаполненных строчках при ведении бухгалтерского учета.
Основные причины ошибок:
- некомпетентность сотрудников при ведении бухгалтерского учета;
- отсутствие надзора за должной работой бухгалтерского отдела;
- упор на материальную выгоду, а не на качественную работу.
Для предотвращения всех вышеперечисленных нарушений рекомендуется:
- установить нормы движения документов в организации и четко им следовать;
- установить надзор за должной работой бухгалтерского отдела;
- периодически повышать квалификацию своих специалистов.
Понятие и общий подход
Сама по себе организация ведения бухгалтерского учета экономическим субъектом подразумевает меры по установлению:
- ведения бухучета;
- кто этим будет заниматься;
- хранения документов бухгалтерского учета.
Установленные законом правила организации ведения бухгалтерского учета говорят о том, что всеми организационными вопросами занимается руководитель компании (ИП). Иной порядок может быть установлен для бюджетных учреждений (тогда – собственник имущества).
Если индивидуальный предприниматель, частнопрактикующий специалист ведут бухучет в соответствии с Законом № 402-ФЗ, они сами:
- занимаются организацией работы по ведению бухгалтерского учета и хранению его документов;
- несут иные обязанности, установленные Законом № 402-ФЗ для руководителя организации.
Основные отличия финансового и управленческого учета
В организации бухгалтерского учета на уровне финансового и управленческого имеются яркие отличительные признаки.
| Финансовый учет | Управленческий учет |
| Точный | Приблизительный |
| Сбор и обработка информации для планирования производства | Сбор и обработка информации для управления производством |
| Представляется пользователям в сроки, строго установленные законодательством | Представляется только определенному кругу пользователей в сроки, определенные внутренней необходимостью |
| Учет должен быть максимально точным и организован в соответствии с нормативными актами | Ответственность за данные учета, несет только составитель |
| Учет обязательный для всех | Учет не обязательный для всех, но рекомендуемый |
| Учет обобщающий отчеты предприятия в целом | Учет содержащий данные о конкретных видах продукции, в зависимости от поставленных целей |
| Структура финансового учета:
Активы = обязательства + собственный капитал |
Структура управленческого учета:
Активы = затраты + готовая продукция |
| Информация по учету – регулярная | Информация предоставляется по запросу |
| Учет не является финансовой тайной предприятия | Учет является финансовой тайной предприятия |
| Учетом пользуются акционеры, органы власти, все заинтересованные лица | Учетом пользуются менеджеры, управленцы, собственники |
| Принципы финансового учета – это общепринятые стандарты | Принципы управленческого учета – производственная необходимость в размерах, предписываемых организацией |
Требования к главбуху АО
Особые требования к главному бухгалтеру установлены в АО.
Тот, на кого возлагается ведение бухучета (например, главный бухгалтер), должен отвечать следующим требованиям:
- иметь высшее образование (причем не обязательно по профессии);
- иметь стаж работы, связанной с ведением бухучета, составлением отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет. Если же высшего образования в области бухгалтерского учета и аудита нет, то стаж должен быть не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
- у него не должно быть неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики (раздел VIII УК РФ).
Такие правила установлены частью 4 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Если руководитель поручает ведение бухгалтерского учета стороннему специалисту, последний также должен отвечать указанным требованиям. Если же договор об оказании услуг по ведению бухучета заключен с организацией, она должна иметь не менее одного сотрудника, отвечающего таким требованиям.
Это установлено частью 6 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Структура нормативной документации
Систему бухгалтерского учета в России определяет Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.
Законодательство РФ в этой сфере состоит из Закона N 402-ФЗ, других федеральных законов, нормативных правовых актов.
Свод федеральных законов, принятых в соответствии с ними нормативных актов в Законе N 402-ФЗ не приводится, то есть в систему законодательства входят все федеральные законы. На практике специалисты БУ в своей работе обращаются прежде всего именно к этому закону, затем, в случае необходимости, используют нормы иных федеральных законов, раскрывающих правила осуществления того или иного факта хозяйственной жизни. К ним относятся: Гражданский Кодекс РФ, Налоговый Кодекс РФ, Таможенный Кодекс РФ, Трудовой Кодекс РФ, Воздушный Кодекс РФ, Устав железнодорожного транспорта РФ, Устав автомобильного транспорта и другие законы.
Правила Закона 402-ФЗ обязательны к применению для всех экономических субъектов в РФ: организаций всех видов (в т. ч. госорганов и некоммерческих организаций), индивидуальных предпринимателей, иностранных филиалов и представительств.