Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировки в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.0». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы создать документ «Командировка», нажмите на кнопку «Создать». В открывшемся окне укажите месяц, организацию и дату документа. Далее выберите из справочника сотрудника, для которого вы оформляете командировку.
Отчет сотрудника за командировочные расходы
Раннее в программе результаты командировок отражались как обычные расчеты с подотчетным лицом и оформлялись авансовым отчетом. При этом приобретение билетов оформлялось денежными документами в четыре шага, что было не совсем удобно и рационально: сначала необходимо было оформить покупку денежных документов, затем выдать билет (денежный документ) сотруднику, а затем учесть эту сумму в авансах и в расходах в документе «Авансовый отчет».
Начиная с релиза 3.0.68 реализован «Авансовый отчет по командировкам» для интеграции с сервисом Smartway. Данный сервис предназначен для планирования и организации деловых поездок, и работает он без платы за подключение и обслуживание.
Для того чтобы функционал работал корректно, в «1С:Бухгалтерии 8» в разделе «Администрирование» – «Получение данных Smartway» необходимо выполнить настройки интегрирования.
После настройки синхронизации с сервисом информация о приобретенных билетах будет загружаться автоматически в программу «1С» без участия пользователей. Для этого в программе был реализован документ «Билеты», который появляется только после настройки синхронизации в разделе «Покупки».
С организациями, оказывающими гостиничные услуги с помощью данного сервиса, у ООО «СМАРТВЭЙ» заключен агентский договор. Поэтому подтверждающие документ оформления командировок, составляются от имени ООО «СМАРТВЭЙ», что упрощает ведение документооборота.
Авансовый отчет по командировки предусматривает простой сценарий работы, где отражаются только командировочные расходы, учитываемые для целей налогообложения. В этом документе выполняется автоматический расчет суточных (в том числе и сверх норм), исходя из нормы 700 руб./день для командировок по России и 2500 руб./день по загранице, т.е. предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ. При необходимости размер можно изменить.
Основные расходы в авансовом отчете заполняются автоматически при взаимодействии с сервисом Smartway, поэтому табличная часть «Расходы сотрудника, подтвержденные документально» заполняются по минимуму (например, проезд по городу, такси). Стоимость билетов, загруженных с сервиса, отражается на новом счете 76,14 «Приобретение билетов для командировок». Аналитический учет ведется по каждому сотруднику и билету.
В данном документе нет возможности указать счета и статьи затрат, поэтому данные проставляются исходя из сведений в учетной политике организации (поле «Основной счет затрат») и настройки в статье затрат (в поле «Использовать по умолчанию» необходимо выбрать документ «Авансовый отчет по командировке»).
Начнем, пожалуй, с главной новости —теперь в 1С создан специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок». Те из вас, кто уже работал с компанией Smartway, знакомы с этим инструментом, так как именно на этот счет и передавались билеты из Smartway, чтобы их не нужно было вносить в авансовые отчеты вручную.
Теперь же (начиная с версии 3.0.81 1С:Бухгалтерия 8), все пользователи 1С могут:
- самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов;
- проводить операции с билетами (обмен, доплата, возврат);
- отражать расходы на проезд в авансовом отчете.
Для учета поездки бухгалтеру нужны билеты, а в случае с авиаперелетами — посадочные талоны.
Командировка одного сотрудника в 1С ЗУП
Предлагаю информативно ознакомиться с процессом поездки по служебным вопросам одного человека. В результате, все действия касательно групповых поездок так или иначе пересекаются с процессом оформления поездки на одного. Я оформил сведения таблицей для более наглядного отображения сути.
| № п\п | Проведенное действие | Характеристика |
| 1 | Формирование в программе | Создание документа предполагает внесение уже известной нам информации касательно подчиненного и самой поездки. Важно ввести период, чтобы машина рассчитала денежную выплату и месяц, в котором она выплатится. Не забудьте конечно внести ФИО того, кто едет и ко кому потребуется провести исчисления. Некоторые фирмы прописывают освобождение ставки на срок отсутствия подчиненного, это в программе также предусмотрено |
| 2 | Сведения в главном | После внесения запрашиваемых сведений машина сама посчитает средний доход и на его основании исчислит командировочную выплату с учетом подоходного налога |
| 3 | Выдача денег | Стоит не забыть прописать четкую дату получения подчиненным денег на поездку и выбрать один из предложенных вариантов их перечисления:
|
| 4 | Расчет суммы | Стандартно в машине забит годовой период для просчета среднего дохода, но Вы собственно как большинство начальных параметров вправе поменять. С этой целью перед средней суммой есть кнопка изменений, открывающая форму ввода новых данных. Вы ставите флаг ручного задания периода и прописываете тот, что Вам нужен. При нажатии на пересчет, средний доход будет обновлен по наличию новой внесенной информации. Далее кликните ОК |
| 5 | Корректировка величины денежных средств | Поле Начислено подробно содержит просчитанную машиной сумму, но в ручном режиме Вы вправе ее скорректировать. Это доступно только здесь, так как в главном поле сумму поменять уже не получится |
| 6 | Дополнительные сведения | Заполняя форму, Вы столкнетесь с дополнительной информацией, которую от Вас потребует машина. Сюда Вы вносите статью бюджета, из которого выделены деньги, на каком основании человек едет и сколько он будет находиться в дороге. |
| 7 | Проведение операции | Командировка проводится машиной стандартным образом и Вы в итоге получите печатные формы бумаг:
|
В нашей стране существует ряд регионов, работая в которых люди раньше уходят на пенсию. Вот и в нашей ситуации, когда Вы командируете подчиненного в такой регион, обязательно укажите в поле территориальных условий нужный регион, что Вам будет предложен из перечня. Такое действие совершается в форме стажа ПФР.
Упрощение авансового отчета
Документ Авансовый отчет
(раздел
Банк и касса
) предназначен для отражения в учете расходов сотрудника организации за счет средств, полученных сотрудником под отчет (возмещаемых расходов сотрудника). Авансовый отчет представляет собой многостраничный документ и позволяет отражать через подотчетное лицо:
- приобретение товаров и материалов;
- получение возвратной тары у поставщиков;
- оплату денежных средств поставщикам;
- расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ);
- командировочные расходы.
Для подотчетных лиц, отчитывающихся только по командировочным расходам, была разработана простая форма документа Авансовый отчет, получившая название Авансовый отчет по командировке.
Авансовый отчет по командировке предусматривает простой сценарий работы:
- в авансовом отчете отражаются только командировочные расходы;
- все командировочные расходы учитываются для целей налогообложения прибыли и для целей налога, уплачиваемого при применении УСН с объектом «доходы минус расходы»;
- подотчетному лицу компенсируются только документально подтвержденные расходы.
Предприятия, отправляя в командировку своих сотрудников, должны выплачивать им командировочные. Суммы выплат за дни нахождения в командировке рассчитываются исходя из среднедневного заработка, рассчитанного по данным за предшествующие 12 месяцев работы данного сотрудника.
Если ваше предприятие использует для ведения учета программу 1С Бухгалтерия 8.3, то в этой статье вы найдете описание, как настроить начисление командировочных с использованием 1С: Бухгалтерия.
Для начисления командировочных нужно внести новое начисление в справочник видов начислений. Для этого нужно пройти по пути /Зарплата и кадры/-/Справочники и настройки/-/Настройки зарплаты/-/Начисления/. В открывшемся списке нужно внести кнопкой «Создать» новый вид начислений.
В поле «Наименование» нужно вписать фразу «Командировочные выплаты» (или назвать так, как вам будет удобно). В поле «Код» нужно внести уникальную кодировку (это могут быть как буквы, так и цифры).
Настройка блока зарплаты в программе 1С
Для того чтобы производить начисление зарплаты сотрудникам, необходимо правильно настроить параметры учёта заработной платы. Для этого нужно зайти в программу работнику, который будет выставлять нужные параметры с правами «Администратора». В главном меню открыть раздел «Зарплата и кадры», далее в блоке «Справочники и настройки» найти позицию «Настройка зарплаты».
В нём правильно установить, в соответствии с ТК РФ и Положением об оплате труда все необходимые параметры. Если в программе 1С, Вы не находите документ по начислению командировки, то его нужно создать, в нём будет происходить расчёт по среднему заработку, в случае нахождения сотрудника в командировке.
Документ по начислению среднего заработка, при нахождении сотрудника в командировке, можно создать и специалисту бухгалтерской службы, это не так сложно, да и времени займёт не много.
Для этого заходим в настройках, в блок «Начисление» для создания документа.
Расчет среднего заработка при командировке
Что касается отработанных работником дней, то это все те дни, когда он фактически выполнял свои трудовые обязанности. Таким образом, к отработанным дням не относятся периоды отпуска, временной нетрудоспособности, время простоя не по вине работника и др. (п. 5 Положения, утв. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).
Дни нахождения работника в командировке, включая дни в пути и вынужденной остановки, оплачиваются по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ). Рабочие дни, подлежащие оплате, определяются по графику работы, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). В свою очередь выходные дни в соответствии с графиком не оплачиваются.
Начнем, пожалуй, с главной новости —теперь в 1С создан специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок». Те из вас, кто уже работал с компанией Smartway, знакомы с этим инструментом, так как именно на этот счет и передавались билеты из Smartway, чтобы их не нужно было вносить в авансовые отчеты вручную.
Теперь же (начиная с версии 3.0.81 1С:Бухгалтерия 8), все пользователи 1С могут:
- самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов;
- проводить операции с билетами (обмен, доплата, возврат);
- отражать расходы на проезд в авансовом отчете.
Для учета поездки бухгалтеру нужны билеты, а в случае с авиаперелетами — посадочные талоны.
НДФЛ и суточные сверх норм
Суточные освобождаются от НДФЛ в следующих случаях:
- За каждый день пребывания в командировке в РФ размер суточных не более 700 руб.;
- За каждый день заграничной командировки размер суточных не более 2 500 руб.
Важно: в пункте 11 Положения о командировках говорится, что при однодневной командировке суточные работнику не положены. При этом в постановлении № 4357/12 от 11.09.2012г. Верховного суда РФ говорится о допустимости возмещения суточных за однодневную командировку. Поэтому при принятии решения о выплате суточных будут действовать все вышеуказанные нормы (п. 1,4 и 6 ст. 226 НК РФ).
Эти же нормы следует учитывать и тогда, когда вместо суточных выплачивается компенсация доп. расходов (письмо Минфина России №03-03-06/30062 от 26.05.2015г., 03-03-06/1/24916 от 26.05.2014г., №03-04-06/6394 от 04.03.2013г., №03-04-07/6189 от 01.03.2013г).
Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ. При этом:
- Дата получения дохода – последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет;
- Дата уплаты НДФЛ – день, следующий за днем получения дохода.
Рассмотрим как эта ситуация отражается в программе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0.
Вам необходимо указать месяц, в котором будет регистрироваться расчёт. В программе по умолчанию указывается нынешний месяц. Открываем справочник “Сотрудника” и выбираем нужного нам.
Далее вам нужно указать начало и конец командировки. Если у вас в программе ведётся штатное расписание, то вы можете освободить ставку на время отсутствия сотрудника, установив соответствующий флажок. Ср. заработок и начисление за командировку программа рассчитает в автоматическом режиме.
В случае, если командировка заканчивается в след. месяце, программа 1С ЗУП 8 помогает спланировать оплату целиком или за каждый месяц. Если вы выбираете помесячную оплату, то этим документом вы обеспечиваете оплату только за нынешний месяц. Что касается расчёта оплаты за другие месяцы, то он будет осуществляться при начислении ЗП. Далее средний заработок для подобных расчётов будет соответствовать значению, полученному в документе “Командировка”.
Оплата времени нахождения в командировке
За время нахождения в командировке за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).
Расчет средней заработной платы производится в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213.
Для начисления работнику сохраняемого среднего заработка в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» предназначен документ «Оплата по среднему заработку». Документ может быть создан, рассчитан и проведен автоматически на основании документа «Командировки организаций» с помощью обработки «Анализ неявок» (рис. 2). Вызвать обработку можно непосредственно из формы документа «Командировки организаций» по кнопке «Открыть начисления».
Рис. 2
По умолчанию для начисления оплаты за время нахождения в командировке используется предопределенный вид расчета «Оплата по среднему заработку» (указывается в поле «Вид расчета» формы документа). В то же время в плане видов расчета «Основные начисления организаций» может быть описан пользовательский вид расчета для выполнения начисления (например, в случае необходимости особой настройки отражения в учете для отдельного вида командировок).
Данные для расчета среднего заработка указываются в табличной части документа на закладке «Расчет среднего заработка» с обобщением по видам заработка:
- основной заработок;
- премии, полностью учитываемые в среднем заработке;
- премии, частично учитываемые в среднем заработке;
- годовые премии, полностью учитываемые в среднем заработке;
- годовые премии, частично учитываемые в среднем заработке.
При расчете документа эти данные формируются автоматически на основании настроек базовых начислений для видов расчета из плана видов расчета «Средний заработок», данных о начислениях работника, отработанном им времени и норме времени, а также данных об индексации заработной платы работника за расчетный период.
Данные по основному заработку и премиям, не являющимся годовыми, собираются отдельно за каждый месяц расчетного периода. Суммы основного заработка попадают в тот месяц расчетного периода, за который они начислены. Суммы премий включаются в месяце начисления независимо от того, за какой период они начислены.
Фактический заработок
При расчете среднего заработка в фактический заработок работника включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, начисленные сотруднику в расчетном периоде, независимо от источника средств. Иными словами, в расчет среднего включаются все выплаты, установленные работодателем в системе оплаты труда в качестве заработной платы.
Кроме того, включаются в расчет:
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам и окладам за профмастерство, стаж, владение иностранным языком, совмещение профессий, увеличение объема работ и др.;
- выплаты, связанные с условиями труда (районные коэффициенты, доплаты за работу во вредных, опасных и тяжелых условиях, за работу сверхурочно в ночное время, в выходной день);
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда, зафиксированные в локальных нормативных актах;
- другие виды выплат заработной платы у работодателя.
Обратите внимание, разовые премии, не входящие в систему оплаты труда, не участвуют в расчете среднего заработка. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 все виды расчета, у которых установлено Назначение начисления — Премия, обязательно попадают в расчет среднего заработка.
Флаг Включать в базу начислений при расчете среднего заработка в карточке вида расчета на закладке Средний заработок для таких начислений установлен по умолчанию и не доступен для переключений. Для премий, не входящих в средний заработок, следует создавать новые виды расчета с Назначением начисления — Прочие начисления и выплаты.
Как работает интеграция с 1С
1. Если электронные билеты были куплены через Smartway, они попадут в 1С автоматически.
После нехитрых настроек в 1С в разделе «Администрирование» , информация о проездных документах будет загружаться без участия пользователей.
2. С гостиницами у Smartway работает по агентскому договору. Удобно, что счета, акты и счета-фактуры Smartway выставляет от своего имени.
3. В 1С в документе «Авансовый отчет» будет закладка «Билеты», где покажется список билетов на подотчетника.
Они автоматически подгрузятся из сервиса Smartway. Стоимость проезда включится в расходы на дату авансового отчета.
В версии 3.0.68 есть новая форма авансового отчета — «Авансовый отчет по командировке». Это упрощенный вариант авансового отчета, где отражаются только командировочные расходы.
Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?
Если переговоры не достигли поставленной цели (например, заключение соглашение), такие расходы также можно учесть в представительских расходах. Кроме того, расходы налогоплательщика не могут оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Для того чтобы избежать споров с налоговыми органами в случаях, если в результате встречи не достигнута поставленная цель, рекомендуется в протоколе проведения мероприятия (деловых переговоров) подробно изложить обсуждаемые вопросы, по каким их них не достигнуто соглашения, причины. Чем подробнее будет вестись протокол официального мероприятия, в связи с которым у организации возникают представительские расходы, тем менее нареканий будет со стороны налоговых органов.
Оплата времени нахождения в командировке
За время нахождения в командировке за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).
Расчет средней заработной платы производится в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213.
Для начисления работнику сохраняемого среднего заработка в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» предназначен документ «Оплата по среднему заработку». Документ может быть создан, рассчитан и проведен автоматически на основании документа «Командировки организаций» с помощью обработки «Анализ неявок» (рис. 2). Вызвать обработку можно непосредственно из формы документа «Командировки организаций» по кнопке «Открыть начисления».
Рис. 2
По умолчанию для начисления оплаты за время нахождения в командировке используется предопределенный вид расчета «Оплата по среднему заработку» (указывается в поле «Вид расчета» формы документа). В то же время в плане видов расчета «Основные начисления организаций» может быть описан пользовательский вид расчета для выполнения начисления (например, в случае необходимости особой настройки отражения в учете для отдельного вида командировок).
Данные для расчета среднего заработка указываются в табличной части документа на закладке «Расчет среднего заработка» с обобщением по видам заработка:
- основной заработок;
- премии, полностью учитываемые в среднем заработке;
- премии, частично учитываемые в среднем заработке;
- годовые премии, полностью учитываемые в среднем заработке;
- годовые премии, частично учитываемые в среднем заработке.
При расчете документа эти данные формируются автоматически на основании настроек базовых начислений для видов расчета из плана видов расчета «Средний заработок», данных о начислениях работника, отработанном им времени и норме времени, а также данных об индексации заработной платы работника за расчетный период.
Данные по основному заработку и премиям, не являющимся годовыми, собираются отдельно за каждый месяц расчетного периода. Суммы основного заработка попадают в тот месяц расчетного периода, за который они начислены. Суммы премий включаются в месяце начисления независимо от того, за какой период они начислены.
Годовые премии включаются в базу, только если они начислены за предшествующий дате события календарный год независимо от того, в каком месяце произведено начисление.