Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто вправе расписаться и выдать трудовую книжку при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Таким образом, процедура оформления трудовой книжки при увольнении работника требует предельной внимательности и знания отдельных нюансов, о которых не упоминается ни в Правилах, ни в Инструкции. Бесспорно, некоторые из этих нюансов имеют лишь формальный характер, и небольшие ошибки не повлекут административного наказания в виде штрафа (хотя они могут быть отмечены в акте проверки трудовой инспекции). Но надо помнить, что записи в трудовой книжке демонстрируют другим организациям, насколько серьезно и ответственно подходит работодатель к порядку кадрового делопроизводства и к своему персоналу. Кроме того, в нашей стране никогда не знаешь, чем обернется очередная реформа и чем будут чреваты незначительные на сегодняшний день ошибки. Ну и, наверное, самое главное – это профессиональная гордость специалиста, которая не должна позволить пренебрегать даже малейшими правилами в своей профессиональной сфере.
Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.
Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству
| Вопрос | Решение |
| Увольняется сотрудник, у которого книжка ведется на двух языках. Как проводится заверка записей в этом случае? | В этом случае требуется писать об увольнении также на двух языках. Заверка нужна для обоих текстов. |
| Сотрудница ушла в отпуск с последующим увольнением. Теперь отказывается приезжать в офис и забирать книжку. Можно ли направить документ почтой? | Документ можно отправить почтой только в одном случае: специалист дал на это свое согласие. Если согласия нет, требуется направить письменное извещение с просьбой самостоятельно забрать документ. |
| Нужно ли писать «ознакомлен» при заверке записи об увольнении? | Закон не устанавливает обязанности писать «ознакомлен», поэтому делать это необязательно. Но если написать «ознакомлен», это не будет большой ошибкой. |
| Бизнесмен открыл ИП, нанял много работников. Должен ли предприниматель самостоятельно вести книжки сотрудников? | Предприниматель должен самостоятельно вести бланки. Можно также назначить ответственное лицо. Издается приказ о передаче полномочий кадровику, секретарю или бухгалтеру. Прядок установлен пунктом 45 Правил. |
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Кто может подписывать этот документ?
Вопросы, касающиеся ведения и заполнения трудовых книжек, регламентируются Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года.
В случае увольнения работника в его трудовую книжку вносится соответствующая запись, указывающая на:
- причину расторжения рабочих правоотношений сторон;
- дату этого события;
- реквизиты приказа, который лег в основу увольнения.
Вносить записи в трудовую книжку имеют право:
- руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (ИП);
- руководитель кадрового подразделения компании;
- специально назначенное лицо, уполномоченное на заполнение трудовых книжек, например, на период отсутствия кадрового работника.
Для того, чтобы передать полномочия по заполнению трудовых книжек определенному сотруднику, руководитель предприятия издает соответствующий приказ.
Если внесение записей в трудовые книжки является основной работой начальника отдела кадров, то на период его отсутствия (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) обязанность по ведению и заполнению трудовых книжек должна быть возложена на другого работника. Делается это путем издания соответствующего приказа, в котором должны содержаться следующие сведения:
- Ф. И. О., должность лица, которому временно вменяется исполнение обязанностей по ведению трудовых книжек;
- промежуток времени, в течение которого сотрудник должен исполнять данные обязанности;
- информация о доплате за выполнение дополнительного объема работ.
После заполнения всех граф трудовой книжки (порядковый номер, правовое основание прекращения трудового договора, реквизиты приказа, дата увольнения) специалист, уполномоченный на ведение книжек, или ИП должен подписать документ и тем самым подтвердить достоверность внесенных сведений. При этом подпись уполномоченного сотрудника или ИП должна включать в себя:
- наименование занимаемой должности;
- непосредственно подпись;
- расшифровку подписи, т. е. фамилию, имя и отчество без сокращений.
Запись в трудовой об увольнении
Таковым может являться как штатный работник отдела кадров, так и обозначенное административным приказом лицо (в тех случаях, когда предприятие не имеет выделенной кадровой службы).
Внесение записи имеет определенную последовательность. Делая запись об увольнении, специалист заполняет четыре информационных блока:
- Дата увольнения
- Порядковый номер записи
- в трех графах этого блока арабскими цифрами в формате «00.00.0000» вносится дата, с которой работник считается уволенным;
- Номер и дата издания приказа.
- Текстовая формулировка увольнения, указанная в приказе;
После того, как будет полностью завершена работа с внесением данных, должностное лицо, ее выполнившее, заверяет ее личной подписью.
Ставить подпись в при увольнении работника имеют право:
- руководитель предприятия;
- штатные работники кадровой службы;
Оформление трудовой книжки при увольнении
Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.
36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Увольнение кто может подписать в трудовой
Что такое квотируемое рабочее место Процедура увольнения генерального директора предприятия имеет свои особенности, а список причин, по которым он может быть уволен, расширен за счет дополнительных пунктов, обусловленных спецификой данной должности. То, кто может подписать трудовую книжку руководителя предприятия при его увольнении, зависит от того, какими полномочиями его наделили учредители и того, какие полномочия он сам делегировал сотрудникам кадровой службы. Из статьи вы узнаете: есть ли какие-то особенности ведения трудовых книжек для такой категории, как руководители организаций; какая причина увольнения может быть указана в трудовой книжке генерального директора; кто может подписать запись в трудовой книжке, сделанную при увольнении руководителя предприятия. По какой причине может быть уволен генеральный директор В соответствии с действующим трудовым законодательством, работодатель несет ответственность за внесение записей в трудовую книжку сотрудника в течение всего периода его трудовой деятельности на данном предприятии.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!
Делегируем полномочия
Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительные обязанности по обеспечению кадрового делопроизводства и работе с трудовой книжкой. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. пример 1).
Пример 1.
С должностью или без?
Еще один вариант, когда подпись работника совершается не совсем по правилам: присутствует личная подпись, присутствует расшифровка, но нет указания на должность работника, например «подпись И.И. Иванов». Но отсутствие указания на должность делает реквизит «подпись» неполным. Кроме того, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одинаковым правилам, поскольку п. 35 Правил не делает между ними различий.
Так, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, просто немыслима без указания на должность (см. пример 3). Тогда почему такое указание игнорируется, когда подпись проставляет работник? По мнению автора, обе подписи должны воспроизводиться по аналогичным правилам.
Иногда приводится довольно необычный аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке. Считается, что увольняющийся работник — уже «отрезанный ломоть», то есть работником теперь не является, а поэтому и не надо указывать его должность, поскольку таковой у него не имеется. Это противоречит нормам Трудового кодекса РФ.
Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения (днем прекращения трудового договора) является последний день работы. В этот день и должна быть внесена запись об увольнении (п. 10 Правил), а также выдана трудовая книжка на руки работнику. Этот день указывается в табеле учета рабочего времени как отработанный. То есть в последний день работы работник еще трудится по обусловленной трудовым договором трудовой функции, а значит, выполняет работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ). Таким образом, должность у увольняющего работника никуда не делась.
Все эти аргументы свидетельствуют о необходимости указания на должность в подписи работника.
Трудовая книжка представляет собой небольшой многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Его форма предусмотрена государством и является обязательной к применению на основании положений норм закона. В трудовой книжке формируются история трудовой деятельности и стаж наемного работника.
Форма и порядок составления таких книжек закреплены в двух подзаконных актах:
- Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Рассматриваемый документ, как правило, хранится у работодателя. Исключение из правил составляют случаи, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму в организации или у индивидуального предпринимателя.
Законодательством предусмотрены случаи, когда работник имеет доступ к этому документу для проставления в нем своей подписи об ознакомлении.
Пункт 12 Правил обязывает работодателей осуществлять ознакомление сотрудников со следующими сведениями, записываемыми в трудовую книжку:
- информацией о выполняемой работе;
- сведениями о переводах;
- записями об увольнениях и их основаниях.
Как правило, ознакомление производится следующим образом:
- должностное лицо кадрового подразделения записывает соответствующую информацию в трудовую книжку и личную карточку, после чего приглашает работника для ознакомления с ней;
- после ознакомления работника с записью указанное должностное лицо просит его расписаться под записью в трудовой книжке и личной карточке.
Форма личной карточки содержится в Приложении к Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (унифицированная форма № Т-2).
Делегируем полномочия
Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительные обязанности по обеспечению кадрового делопроизводства и работе с трудовой книжкой. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. Пример 1).
С записями ознакомлен?
После подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, необходимо, чтобы свою подпись поставил работник*(5). Тут творчество кадровиков поистине не знает границ. Чаще всего, работник ставит свою подпись под руководством кадровика и в итоге появляется подпись следующего вида: «С записями ознакомлен
«Образец подписи 1»
Иванов».
Про отсутствие инициалов в расшифровке подписи уже было сказано, это является недочетом.
Второй недочет — наличие не предусмотренной ни одним нормативно-правовым актом формулировки «с записями ознакомлен». Откуда она появляется в трудовых книжках работников? Как поясняют некоторые инспекторы отделов кадров предприятий, пример такой записи был ими взят на вооружение из какого-нибудь справочно-практического пособия, статьи и т.п. Некоторые кадровые работники ссылаются на п. 35 Правил, где закреплено, что «все записи … заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью … и подписью самого работника». По их мнению, заверение должно выглядеть именно таким образом.
Однако если внимательно прочитать п. 35 Правил, то обнаружится, что заверение должно в равной степени производиться и со стороны работодателя, и со стороны работника. Тогда почему же кадровик не пишет: «Записи верны. Инспектор по кадрам
«Образец подписи 2»
А.А. Самойлова»?
Дело в том, что кадровые работники не совсем верно понимают слово «заверение» в данном случае. Словосочетание «заверяется подписью» следует понимать буквально, дословно. «Заверить подписью» означает всего лишь воспроизведение подписи на соответствующем документе.
Внесение записи об увольнении директора в трудовую книжку
Как уволить генерального директора и запись в трудовой оформить надлежащим образом? Запись вносится в общем порядке:
-
в графе «1» указывают порядковый номер записи;
-
во графе «2» — дату проставления записи;
-
в графе «3» указывают причину увольнения и номер статьи ТК РФ, ставшей основанием для увольнения;
-
в графе «4» прописывают название, номер и дату составления документа – основания для записи.
Законодательные регламентации по трудовой книжке
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:
- Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
- ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
- ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
- ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
- ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
- ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.
Делегируем полномочия
Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками (может быть, за исключением руководителей предприятий малого бизнеса). Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительные обязанности по обеспечению кадрового делопроизводства и работе с трудовой книжкой. Обратите внимание, что простого упоминания об этих обязанностях в трудовом договоре или должностной инструкции недостаточно. Каждый раз при назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ (см. пример 1).