Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «По какому коду КОСГУ приобретать и как вести учет картриджей?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В основном оргтехника соответствует понятию основного средства, которое принимается к учету по первоначальной стоимости, установленному п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01 (утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н) (далее — ПБУ 6/01).
Разборка и утилизация техники
После списания техники с учета комиссия учреждения оценивает, какие узлы, детали и материалы выбывающего объекта основных средств могут быть использованы в деятельности учреждения (для хозяйственных нужд), утилизированы или реализованы на сторону.
Демонтаж (разборка) технических средств с целью извлечения из них узлов и деталей, в том числе содержащих драгметаллы, может выполняться силами учреждения или организацией, специализирующейся на проведении этих работ, в соответствии с законодательством РФ.
Если отдельные детали техники содержат цветные и драгоценные металлы (золото, платину и др.), комиссия следит за их изъятием, определением веса и сдачей на соответствующий склад.
Обратите внимание: лом и отходы драгметаллов подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями:
Федерального закона от 26.03.1998 № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» (далее– Федеральный закон № 41-ФЗ);
Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 28.09.2000 № 731;
Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной Приказом Минфина РФ от 09.12.2016 № 231н.
Списание оргтехники при ликвидации (демонтаже)
Ликвидация основного средства производится в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н.
Согласно п. 77 Методических указаний для установления физического и морального износа и того, возможно ли восстановление объекта, будет ли оно эффективным и насколько целесообразно его дальнейшее использование, приказом руководителя организации создается комиссия, которая проводит оценку и составляет заключение, в котором излагает свои выводы, на основании которых руководитель предприятия издает приказ о ликвидации (демонтаже) основного средства.
После издания приказа составляется акт о списании основного средства по форме N ОС-4.
По результатам ликвидации (демонтажа) основных средств организация в бухгалтерском учете признает расходы в виде:
- стоимости работ по ликвидации основного средства, выполненных работниками или подрядными организациями;
- остаточной стоимости ликвидированного основного средства.
Помимо этого организация списывает сумму амортизации, начисленной по основному средству, а также принимает к учету МПЗ при ликвидации основного средства при их наличии (например, запчасти, металлолом, утиль, ветошь) исходя из сложившихся цен (то есть по цене возможного использования или продажи).
Особенности учета картриджей, выданных в эксплуатацию в учреждениях
Карточка учета работы картриджа оформляется на каждый картридж.
Данный документ в обязательном порядке должен содержать в себе сведения о предприятии и о членах комиссии по списанию: их должности, фамилии, имена, отчества, а также подробный перечень списываемых материалов, включая их количество и стоимость (поштучную и общую), причину списания. В графе «Установка» указываются дата установки картриджа, место его установки (название принтера, копировально-множительного аппарата или многофункционального устройства), инвентарный номер, местонахождение и ставится подпись лица, принявшего в работу картридж. Карточка учета работы картриджа Картридж Canon FX-3 № 15 Установка Состояние Заправка Примечания дата место установки контроль дата ресурс дата передачи на заправку Акт выполненных работ 02.07.2013 Принтер HP LJ 1320 (инв.
номер 110134000120), кабинет № 3 Иванова 19.08.2013 исчерпан 23.08.2013 от 23.08.2013 № 321 26.08.2013 Принтер HP LJ 1320 (инв. номер 110134000126), кабинет № 4 Петрова 01.10.2013 исчерпан, наблю дался дефект печати 03.10.2013 от 07.10.2013 № 420 (в т.
ч. произведена замена фото- барабана)
Срок полезного использования
Начнем с правильного определения срока полезного использования, который подробно описан в пункте 44 Инструкции № 157н. Из предложенных подходов в отношении канцелярских принадлежностей можно сослаться на два критерия: практику использования аналогичных предметов в деятельности учреждения (критерий «ожидаемого физического износа») и гарантийный срок использования, а точнее его отсутствие. Чтобы не собирать инвентаризационную комиссию перед каждой закупкой канцтоваров, рекомендуется однократно, на весь год, зафиксировать соответствующее положение в учетной политике учреждения.
Пример №1.
Согласно учетной политике учреждения к основным средствам не относятся и учитываются в составе материальных запасов канцелярские принадлежности без электрического привода, не являющиеся расходным материалом: степлеры, антистеплеры дыроколы, настольные наборы, резаки и т. д. Основание:
• положения пункта 99 Инструкции № 157н – ввиду фактического срока использования исходя из имеющейся практики менее 12 месяцев;
• положение пункта 44 Инструкции № 157н – ввиду отсутствия гарантийного срока.
Отдельного разъяснения требуют такие виды имущества, как калькуляторы и печати (штампы). С одной стороны, как упоминалось выше, эти объекты по товароведной классификации относятся к канцтоварам. С другой – согласно Общероссийскому классификатору продукции ОК 005-93, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 301 (ОКП) и ОКДП они к канцелярским принадлежностям не отнесены. Чтобы калькуляторы и печати (штампы) не причислять к основным средствам, необходимо документально подтвердить, что эти принадлежности служат менее 1 года. Это будет затруднительно. Как правило, на калькуляторы устанавливается гарантийный срок не менее 1 года, что в соответствии с пунктом 44 Инструкции № 157н должно учитываться при определении срока полезного использования. Печати (штампы), по крайней мере, ненаборные, изготавливаются более чем на 1 год. В соответствии с пунктом 44 Инструкции № 157н это означает, что их ожидаемый физический износ превышает 12 месяцев.
Рассмотрим, имеет ли значение с точки зрения удобства ведения учета классификация канцелярских принадлежностей длительного использования как основных средств или как материальных запасов:
|
Аспект учета |
Особенности учета |
|
|
как материальных запасов |
как основных средств до 3000 рублей включительно |
|
|
Учет ведется |
Материально ответственными лицами в Книге (ф. 0504042) или Карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043) по наиме- нованиям, сортам и количеству |
В Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики |
|
Поступление на соответствующий счет учета |
На основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т. п.) |
На основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) в условной оценке 1 рубль за 1 штуку (если в учетной политике не указано иное) или по фактической цене (если это определено в учетной политике) |
|
Внутреннее перемещение |
На основании Требования-накладной (ф. 0315006), Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) |
На основании оправдательных первичных документов (тип документа не регламентирован) |
|
Списание |
На основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210), Акта списания материальных запасов (ф. 0504230) |
На основании акта приема-передачи, акта о списании (формы соответствующих актов не регламентированы) |
Итак, в учете основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно нет жесткой регламентации в рамках Инструкции № 157н, в отличие от материальных запасов.
У материальных запасов есть два преимущества. Во-первых, они могут быть списаны при передаче в эксплуатацию (Инструкция № 157н допускает их списание на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210)), в то время как основные средства списываются только при их физическом выбытии. Во-вторых, учреждения имеют большую свободу в закупках материальных запасов, чем в приобретении основных средств. Именно поэтому бухгалтеры стремятся классифицировать канцелярские принадлежности длительного использования как материальные запасы.
Как классифицировать объекты с учетом понятия существенности
Получается, что с учетом понятия существенности и требования рациональности классификация материальных объектов в бухгалтерском учете может выглядеть следующим образом (п. 7.4 ПБУ 1/08, п. 3 ФСБУ 5/2019, п. 5 ФСБУ 6/2020):
- Несущественные объекты, независимо от срока использования, — это материалы и малоценные основные средства, которые списываются на расходы в момент приобретения.
- Запасы — существенные объекты, используемые менее 12 месяцев. Материалы со сроком службы до года учитываются на счете 10 «Материалы» и списываются на расходы при передаче в производство в том же порядке, как и прежде.
- Основные средства — настоящие, имеющие уникальный инвентарный номер. Это существенные объекты со сроком службы более 12 месяцев, которые сначала поступают на счет 08 «Вложения во внеоборотные активы», а затем вводятся в эксплуатацию. Стоимость основных средств погашается путем начисления амортизации.
На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету
Основной – 10, под названием «Материалы». Их появление должно быть зафиксировано по дебету на субсчете 10.09, но есть и другие варианты.
Каким бы типом ни прошла оплата, проводки следует вписать в подобном виде:
|
Процедуры |
Дт |
Кт |
В соответствии с чем |
|
Оплачивается канцелярия |
60 |
51 |
Прикрепляется документация от банка |
|
Все переносится в складские помещения |
10.09 |
60 |
ПКО ф. М-4 либо накладная от поставщика с подписью МОЛ |
|
НДС на приобретение канцелярии |
19 |
60 |
СФ от поставляющей организации |
|
Учет входящего НДС |
68 |
19 |
|
|
Обрабатывается АО |
60 |
71 |
Авансовая документация |
|
Оприходуется КТ |
10 |
60 |
Ф. М-4 |
|
Входящий НДС |
19 |
60 |
Бумаги, которые подтверждают приход |
|
НДС учтен |
68 |
19 |
Чек, в котором выведен НДС отдельно |
Учет расходных материалов для оргтехники – когда необходима дефектная ведомость
Если оргтехника в учреждении используется на протяжении длительного периода времени, в какой-то момент может понадобиться произвести ремонт оборудования или его составных частей. Если требуется замена принадлежностей и приспособлений, которые самостоятельно не несут никаких функций, но выполняют определенные функции в составе комплекса, их замена не может рассматриваться как модернизация объекта ОС. Зато операция по замене комплектующих и составляющих частей объектов ОС является использованием прочих материалов в процессе текущего (капитального) ремонта ОС.
Значит, затраты на покупку принадлежностей необходимо отразить по ст. 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
В качестве первичного учетного документа, которым будут оформлены данные операции, может стать дефектная ведомость. Ее форма разрабатывается внутри предприятия – унифицированной формы на законодательном уровне не установлено.
Составляется ведомость компетентными лицами и утверждается начальством (или уполномоченным лицом). В документе должно быть сообщено о неполадках имущества, наличии каких-либо неисправных деталей. Кроме того, необходимо прописать рекомендации по ремонту – устранению обнаруженных недостатков.
На какои счет оприходовать принтер
Обоснование вывода: Бухгалтерский учет Правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах организаций (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений) установлены ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (далее — ПБУ 6/01).Согласно п.
4 ПБУ 6/01 актив принимается коммерческой организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:а) объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;б) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е.
Учет расходных материалов для оргтехники – пример
Допустим, в бюджетном образовательном учреждении производится закупка расходных материалов для оргтехники один раз в квартал. Закупка осуществляется на средства субсидий на выполнение муниципального задания. Далее материалы передаются на нужды секретаря на основании ведомости по форме 0504210. Списываются купленные материалы по средней фактической стоимости:
| ДЕБЕТ | КРЕДИТ | ОПЕРАЦИЯ |
| 4 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения» | 4 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» 4 208 34 660 «Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов» |
Принятие к учету расходных материалов для оргтехники (один раз в квартал, по мере поступления) по стоимости покупки |
| 4 109 80 272 «Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части расходования материальных запасов» | 4 105 36 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения» | Отражение выбытия хозяйственных товаров, переданных на нужды учреждения (форма 0504210) |
Типичные неисправности, которые становятся причиной списания оргтехники
К наиболее распространённым неисправностям струйных моделей принтеров, вследствие которых данную оргтехнику можно списать относятся следующие:
- Возникновение неполадки тракта прохождения бумаги, что связано с применением неподходящего варианта бумаги или попаданием каких-нибудь посторонних предметов. Кроме того, такая поломка может возникать вследствие износа деталей в ходе интенсивного использования устройства.
- Выход из строя печатающей головки. Источником неполадки являются длительные перерывы между работами, чернила плохого качества, неграмотно произведена очистка и заправка расходного материала.
- Неисправная работа узла очистки головок. Проблема такого рода чаще всего связана с избытком высохшей краски. Ее источником является интенсивная эксплуатация устройств со сменой картриджей и чрезмерно частая прочистка головок.
- Те неисправности принтера для списания, которые относятся к общим заключаются в сильном загрязнении деталей чернилами, что, в свою очередь, может привести к самым печальным последствия — полному выходу устройства из строя.
Гражданский кодекс России, в ч.1 ст. 556 дает прямое указание на обязательность передачи недвижимого имущества по передаточному акту. Документ является неотъемлемой частью договора при покупке (продаже), и отдельно от него не имеет правовой силы. В ДКП прописаны намерения сторон о продаже и приобретении квартиры, тогда как в акте подтверждается факт завершения сделки. Срок его действия равен сроку действия договора купли продажи. Акт передачи квартиры с показаниями счетчиков завершает сделку и фиксирует:
- смену собственника объекта недвижимости;
- отсутствие взаимных претензий;
- показания учетных приборов расхода электроэнергии, газа, воды.
Значение процедуры списания
Любой объект НФА организации может прийти в негодность в силу материального или физического износа, поломок и прочих факторов. Продолжать учитывать непригодные для эксплуатации основные средства на балансе не имеет смысла. Объекты, которые невозможно эксплуатировать в дальнейшем, необходимо списать.
Ключевые задачи бухгалтерии в отношении учета нефинансовых активов:
- Контроль над имущественными активами с момента поступления их в распоряжение предприятия, например с момента покупки до момента их полного выбытия (списания) с бухгалтерского учета. Задача реализуется путем проведения систематической инвентаризации.
- Своевременное исчисление материального износа в денежном выражении. Достоверное отражение операций в бухучете.
- Получать достоверную информацию об имущественном положении экономического субъекта для составления достоверной финансовой и налоговой отчетностей.
- Исчисление и уплата фискальных платежей в государственный бюджет в части налогообложения имущества организации.
- Контроль над эффективным использованием средств, направленных на реконструкцию, модернизацию и ремонт ОС компании.
- Надзор за эффективной эксплуатацией объектов в производственном цикле или основных видах деятельности.
Стандартный порядок списания основных средств не позволяет снять с бухучета все нефинансовые активы буджетного учреждения. На некоторые виды объектов придется получить особое разрешение собственника или учредителя.
Пример того, как происходит выбытие предметов оргтехники. Для этого требуются следующие документы: приказ руководителя предприятия о том, что должна быть создана комиссия и акт о списании, обязательно утвержденный руководителем предприятия.
Если вы решили списать компьютер или какую-либо другую оргтехнику, то не забудьте учесть, что практически во всех мониторах, компьютерах и др. присутствуют драгоценные металлы (в небольшом количестве, но все-таки они есть): серебро, золото и др. Организации должны оформлять не только поступление, но и движение, выбытие и инвентаризацию драгоценных металлов, которые содержатся в составных деталях оргтехники.
Наша Программа Журнал операций поможет вам вести синтетический и аналитический учет хозяйственной деятельности вашего предприятия, а также формировать все необходимые регистры бухгалтерского учета. Скачать или работать онлайн с базовой версией программы вы можете у нас на сайте.
Основания для списания оборудования
В большинстве случаев основные средства подлежать списанию в следующих случаях:
- Имущество пришло в негодность.
- Восстановить объект невозможно или экономически нецелесообразно.
- Оборудование не существует как цельный объект.
Все три обстоятельства должны присутствовать, иначе списание будет незаконным.
Например, нельзя списывать компьютер на том основании, что его производительности не хватает для работы в какой-либо программе. Оборудование остается пригодным для программ с меньшим объемом производительности, таких как текстовый редактор или электронная почта. Необоснованным будет считаться списание принтера, если в составе комиссии нет технического специалиста, который может подтвердить, что основное средство не подлежит ремонту. Также не будет правомерным списание оборудования без решения о его утилизации.
Если в организации нет технической службы, которая может компетентно подтвердить невозможность восстановления оборудования, следует обращаться к сторонним специалистам. В перечне видов деятельности приглашенной организации должна быть экспертиза технического состояния оборудования, документально подтвержденный уровень квалификации специалистов для проведения диагностики соответствующих основных средств.
С выбранной организацией заключается договор с формулировкой «Проведение диагностики оборудования для оценки затрат на ремонт». Если в акте выполненных работ, выданном приглашенной организацией, будет содержаться заключение о неисправности и невозможности восстановления оборудования, организация – собственник основных средств получит достаточные основания для списания.
Чтобы принять обоснованное решение о целесообразности восстановления оборудования следует:
- сравнить стоимость ремонта с ценой нового оборудования;
- оценить последствия с учетом продолжительности ремонта;
- сравнить гарантийный срок нового и отремонтированного оборудования.
При принятии решения об утилизации оборудования должен составляться соответствующий акт с приложением фотоматериалов, фиксирующих разобранный (разрушенный) объект. На фотографиях должны быть видны марка и заводской номер оборудования.
Нюансы списания оргтехники для коммерческих компаний
Для коммерсантов общий порядок списания оборудования достаточно прост.
В соответствии с законодательством РФ частные компании не обязаны привлекать сторонних специалистов для оценки пригодности компьютерной техники к дальнейшему использованию. Поэтому для оформления списания достаточно создания внутренней комиссии из сотрудников компании и актирование их заключения. Только если собственных специалистов, способных произвести оценку, нет, нужно приглашать таковых со стороны.
На основе заключения комиссии составляется акт о списании объекта основных средств — компьютерной техники. Должен быть также оформлен приказ, учитывающий возможные нюансы списания и утилизации оргтехники (об этом далее).
Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.
Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).
Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.
Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «картриджей» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.
При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.