Какие документы выдают при увольнении? Ответ Роструда

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы выдают при увольнении? Ответ Роструда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При расставании с сотрудником работодателю необходимо подготовить определенный пакет справок и форм, эти документы при увольнении выдают обязательно и независимо от основания расторжения трудового договора.

Как стало в 2023 году

С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:

• ЕФС-1;
• Персонифицированные сведения по физическим лицам;
• Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.

Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.

Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:

Сведения	Документы уволенному в 2022	Документы уволенному в 2023
Трудовая книжка	Трудовая книжка или СТД-Р	Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1
Информация о доходах в месяце увольнения	Расчетный листок	Расчетный листок
Информация для расчета БЛ	Справка 182Н
Информация о доходах и СЗВ-М	Выписка из СЗВ-М	Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка)
Информация о взносах	Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами	РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения)
Информация о стаже	Выписка из СЗВ-стаж	ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения)

Перечень бумаг для выдачи сотруднику

Законодатель принуждает работодателей отдать на руки гражданину следующие обязательные документы при увольнении в 2022 году:

1. Трудовую книжку.
2. Санитарную книжку (при наличии).

Одновременно с ними готовятся и выдаются обязательные справки при увольнении, в том числе:

1. Форма 2-НДФЛ.
2. Сведения о сумме заработной платы.
3. Документ по форме СЗВ-М.
4. Документ о страховом стаже.
5. Расчет по страховым взносам.

Документы при увольнении в связи с истечением срока трудового договора

Если с работником заключен срочный трудовой договор, то по истечении срока действия этого договора и отсутствия желания работодателя продлевать срок его действия, нужно уведомить сотрудника о предстоящем увольнении.

Все последующие действия будут аналогичны увольнению работника по собственному желанию. Оформите увольнение в обычном порядке – издайте приказ, внесите запись о расторжении трудового договора в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку и оформите необходимые документы, указанные в предыдущем описании увольнения.

Все последующие виды увольнения отличаются одно от другого наличием дополнительного документа, отражающего способ увольнения, с сохранением правил оформления всех документов, перечисленных выше.

Представим в виде таблицы документы, выдаваемые при увольнении работника в 2022 году, для оформления конкретного специфического вида увольнения:

Причина увольнения	Специфические документы для данного типа увольнения
Сотрудник не прошел испытательный срок	Уведомление сотруднику о том, что он не прошел испытание. Предоставляется работнику не менее чем за три дня до окончания испытательного срока
По соглашению сторон	Составить письменное соглашение
Сокращение численности или штата	Письменное уведомление сотрудников о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата или численности. Уведомление предоставить работнику не менее чем за два месяца до увольнения. В уведомлении необходимо предложить имеющуюся в организации работу. Если сотрудник откажется подписать полученное уведомление, составьте акт. Если в организации есть профсоюз, то ему необходимо сообщить о предстоящем сокращении численности.
Увольнение за прогул	На основании табеля учета рабочего времени, составьте акт об отсутствии на рабочем месте. В случае длительного прогула направьте сотруднику уведомление. Когда сотрудник появится на работе, потребуйте у него объяснение причин отсутствия. Далее установите, являются эти причины уважительными или нет. Если через два рабочих дня сотрудник не дал объяснений, составьте об этом акт о прогуле в присутствии минимум двух свидетелей.
В связи со смертью сотрудника	Для этого запросите у родственников умершего сотрудника копию свидетельства о смерти или решения суда о признании сотрудника умершим. Когда получите подтверждающие документы, оформите приказ о прекращении трудового договора и сделайте запись в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. Трудовую книжку передайте лично в руки родственнику. Попросите родственника составить расписку, что он получил трудовую книжку, и расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если родственник не может забрать трудовую лично, можно ее отправить обычной почтой. Но для этого нужно получить от него заявление о выдаче почтой.

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

В какой срок должны выдать справки при увольнении?

Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:

• справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
• формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;

Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.

При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.

• остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).

Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.

Документы при увольнении сотрудника

Работодатель обязан выдать уволенному работнику в день увольнения справку о сумме заработка за два календарных года. Такая обязанность вменяется компании п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

Справка пригодится работнику на новом месте работы, если он, например, заболеет. Справку нужно заполнить по форме, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н .

По просьбе работника необходимо выдать ему справку о зарплате за последние три месяца. С такой справкой работник может встать на учет в службу занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Работодатель при увольнении работника должен представить ему данные персучета (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ).

Указанные данные содержатся в следующих отчетных формах:

• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ (выдается с 2017 года);
• раздел 3 расчета по страховым взносам (действует с 2017 года);
• раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (если нужны данные за периоды до 2017 года).

Сведения выдаются в виде выписки из перечисленных форм. Полностью форму уволенному сотруднику выдать нельзя, так как в ней содержатся персональные данные и других работников. Конечно, если в компании трудится всего один человек, можно выдать непосредственно указанные формы, заверенные должным образом.

Обратите внимание, что закон не предусматривает выдачу данных персучета на основании письменного заявления. Таким образом, это прямая обязанность работодателя. Выдать данные о начисленных взносах и стаже работодатель обязан наравне с трудовой книжкой.

Законодательство не конкретизирует период, за который нужно выдать данные персонифицированного учета. Поэтому период работодатель определяет сам.

Полный список документов при увольнении работника

• Из вступительного слова Михаила Мишустина на оперативном совещании с вице-премьерами, 29 ноября 2021 года

Электронные листки нетрудоспособности больницы и поликлиники будут загружать в единую информационную систему Фонда социального страхования («Соцстрах»). Уже оттуда информация об открытии, продлении или закрытии больничного автоматически поступит работодателю, а также самому сотруднику в личный кабинет на портале госуслуг.

На основании полученных сведений и документов ФСС рассчитает сумму пособия и выплатит её работнику. Информация о назначении и выплате пособия будет размещаться в Единой государственной информационной системе социального обеспечения (ЕГИССО) и направляться гражданам в личный кабинет на портале госуслуг.

При необходимости для проверки сведений ФСС может запрашивать дополнительную информацию у Пенсионного фонда, Федеральной налоговой службы и других государственных учреждений.

Новый порядок уменьшит объём бумажной работы для работодателей, избавит граждан от подачи заявлений и ускорит перечисление выплат.

Вопрос обсуждался на совещании с вице-премьерами 29 ноября. «Правительство продолжает развивать систему помощи по принципу социального казначейства. Это важно для предоставления людям необходимых мер поддержки проактивно, когда не нужно ходить по инстанциям, собирать справки, ждать в очередях», – отметил Михаил Мишустин.

Министерства и ведомства, органы при правительстве:

• Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд России)

Декабрь

• Январь
• Февраль
• Март
• Апрель
• Май
• Июнь
• Июль
• Август
• Сентябрь
• Октябрь
• Ноябрь
• Декабрь

Увольнение любого работника происходит только после подписания руководителем предприятия соответствующего приказа. На основании него специалист бухгалтерии высчитывает расчетные выплаты, а сотрудник отдела кадров готовит пакет необходимых документов. В число последних входит оригинал трудовой книжки (в том числе и вкладыш) и подготовленные бухгалтером справка 2-НДФЛ и справка по форме 182н.

Работодатель может выдать работнику справку либо в последний день его работы на предприятии (без предварительного заявления со стороны подчиненного), либо, при наличии заявления, не позже, чем через три дня с того момента, как письменная просьба работника будет зарегистрирована во внутренних документах компании.

При этом то, когда именно человек ушел из организации, роли не играет – работодатель обязан выдать справку, даже если с момента увольнения прошел не один год.

Комплект документов, который выдают сотруднику при увольнении

Исходя из положений ТК РФ и иных законодательных актов, можно выделить перечень документов, которые работодатель обязан выдать при увольнении даже без запроса со стороны сотрудника. В этот список входят:

• трудовая книжка, в которой будет указана ссылка на реквизиты приказа и п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ;
• расчетный лист с указанием всех начислений и удержаний на момент увольнения сотрудника;

Время чтения 8 минут Спросить юриста быстрее. Это бесплатно! Размер шрифта: A+ / A−

​Прекращение трудовой деятельности заканчивается выплатой всех денежных пособий, а также передачей служащему трудовой книжки. Дополнительно на предприятии готовится Приказ, подтверждающий расторжение рабочих правоотношений, а человек имеет право на получения справок от работодателя, которые могут потребоваться при дальнейшем трудоустройстве.

Выписка содержит информацию о полученной официальной прибыли, а также о размере налогов, выплаченных из суммы дохода. Необходимость получения справки может быть обусловлена следующими обстоятельствами:

• передача новому работодателю при трудоустройстве;
• оформление кредитования в банке (выписка необходима для получения займа и подтверждения платежеспособности человека);
• с целью передачи в локальную налоговую службу для оформления вычета (при покупке недвижимости, для оплаты лечения или образования);
• расчет суммы компенсации за время нетрудоспособности (от стажа работы зависит размер выплат за все дни больничного).

Работодатель не обязан сразу оформлять справку 2-НДФЛ, поскольку она не входит в список обязательных документов. Но служащий может сразу запросить изготовление выписки. Также можно обратиться к бывшему работодателю через время после увольнения с целью получения выписки. Отказать в изготовлении справки никто не может.

Бланк справки о прибыли физических лиц:

Документ требуется только в том случае, когда работник после прекращения трудовых правоотношений, желает стать на учет в службу занятости.

Законом установлено, что обратиться на биржу труда с целью постановки на учет можно в любое время, но претендовать на выплату ежемесячного пособия получится только при минимальном официальном трудоустройстве в три месяца.

Бланк выписки в 2020 году:

В каждой организации ведется субъективный учет достижений работника. Это финансовая выписка, содержащая следующие группы сведений:

• стаж работы на конкретном предприятии;
• размер официального дохода человека за весь период службы, в том числе, что касается налогообложения;
• сумма оплаченных страховых взносов;
• накопленные страховые баллы.

Такие персонифицированные отчеты готовятся для передачи в Пенсионный фонд, работники которого в дальнейшем на основании документации будут рассчитывать размер положенного пенсионного пособия.

Работник, на которого заведена субъективная отчетность, может запросить предоставление документации для ознакомления. В таком случае будет выдана не вся справка, а только часть информации. Как правило, сведения будут подготовлены за год, в котором уволен работник.

Какие справки нужно выдать работнику при увольнении

Для того чтобы разобраться, какие документы выдаются при увольнении работника в 2020 году при разрыве трудовых отношений в одностороннем порядке по инициативе работодателя, в ТК РФ предусмотрена специальная отдельная статья. Работодатель не вправе самостоятельно устанавливать порядок этой процедуры. Подобная ситуация может сложиться по разным причинам: как в результате полной или частичной ликвидации организации-работодателя, так и по вине работника — из-за нарушений трудовой дисциплины. В статье 81 ТК РФ приводится подробный список, согласно которому при увольнении работника по инициативе работодателя бухгалтер и отдел кадров подготавливают соответствующий ситуации пакет документов.

Уволить сотрудника по сокращению штата организации можно, если нет возможности перевести его с письменного согласия на другую вакансию у работодателя. При отказе работника от перевода для увольнения оформляются следующие документы:

1. Приказ о сокращении численности штата организации.
2. Письменное уведомление работника о сокращении.
3. Уведомление органов занятости (за 2 месяца, если увольнения массовые — за 3).
4. Письменный отказ подчиненного от другой должности (если при сокращении штатов остаются вакансии).
5. Приказ, оформленный по унифицированной форме № Т-8.
6. Запись в трудовой книжке с указанием, что работник уволен по сокращению штатов.
7. Оформляется личная карточка по форме № Т-2.

При прекращении деятельности организации-работодателя каждый сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). Уведомление о ликвидации юрлица и расторжении трудового договора предоставляется в двух экземплярах. На бланках должна стоять дата и подпись сотрудников. В случае отказа подписать данный документ составляется акт в присутствии свидетелей, подтверждающих, что извещение об увольнении было получено работником. Далее оформляется приказ о прекращении трудового договора по форме № Т-8. В трудовой книжке указывается, что работник уволен в связи с ликвидацией организации или прекращения деятельности ИП. Соответствующая информация вносится в личную карточку по форме № Т-2.

Работодатель может уволить сотрудника за нарушение трудовой дисциплины. В этом случае, не тратя время, оформляем:

1. Запрос на предоставление письменных объяснений.
2. Приказ о дисциплинарном взыскании. Перед изданием приказа нужно убедиться, что оформлены предваряющие документы: акты, служебные записки, объяснительная от нарушителя либо акт об отказе ее предоставить. Когда все условия соблюдены, приказ о применении дисциплинарного взыскания выдается работнику на подпись.
3. Приказ о прекращении трудового договора, оформленный по форме № Т-8 (основанием является приказ о дисциплинарном взыскании).
4. Запись в трудовой книжке с указанием, что увольнение связано с нарушением дисциплины.
5. Отметка в личной карточке по форме № Т-2.

Теперь речь пойдет о том, какие следует оформлять документы при увольнении по соглашению сторон. Такие случаи регламентируются ст. 78 ТК РФ. Наиболее значимым документом в этой ситуации является соглашение сторон о расторжении трудового договора. Как правило, это дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в двух экземплярах — по одной копии для каждой стороны.

Справка-расчет по страховым социальным взносам

Справка-расчет предназначена в фонд социального страхования. Ее функция состоит в том, чтобы эта организация выплачивала сотруднику пособие по нетрудоспособности после первых трех дней, когда эта обязанность лежит на работодателе.

Внимание

По желанию сотрудника организация может предоставить ему этот документ, если увольняющемуся требуется обратиться в ФСС за пособием.

Эта бумага включает:

• величину долга организации перед ФСС по взносам;
• размер взносов, предоставленных предприятием;
• сумма средств, полученных от территориальных органов ведомства с целью возмещения осуществленных расходов;
• и иную информацию.

Выдаем документы при увольнении

На основании ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются:	На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника)
На выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). В Определении от 25.01.2007 № 131-О-О Конституционный суд пришел к выводу, что в этой ситуации последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
• иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

• приказ о приёме данного сотрудника на работу;
• приказы о повышении работника в должности;
• приказы о переводе работника в другие отделы;
• трудовой договор;
• допсоглашения, если они заключались;
• медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
• приказ об увольнении;
• трудовая книжка.

Требования к справке о зарплате

Любая справка с места работы при увольнении заверяется в порядке, установленном в организации, при наличии печати — печатью работодателя. Это необходимо во избежание споров и разбирательств в суде. Существует утвержденная Приказом Минтруда № 182н форма, содержащая информацию о зарплате за последние два года.

Данный документ заполняется на компьютере или в рукописной форме. Заполняя текст от руки, нужно использовать чернила черного или синего цвета. Буквы прописываются без возможности двойного толкования прочтения написанного. Исправления недопустимы. Вся нужная информация берется из документов бухгалтерии или официальных отчетов. Если информация, изложенная в официальной бумаге, будет недостоверной, учреждение будет оштрафовано.

Документ понадобится, чтобы установить человеку пособие и гарантированные меры социальной поддержки (выплаты по больничному листу, беременности и родам, по уходу за малышами до полутора лет).

Похожие записи:

• Через какое время присяга после призыва в 2023 году
• Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
• Как разделить земельный участок и находящийся на нем жилой дом?