Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно подать в архив запрос о подтверждении трудового стажа и зарплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.
Какие бывают архивы и какие документы в них хранятся
Важные этапы и события нашей жизни так или иначе фиксируются и документируются государственными органами. Еще несколько лет назад данные хранились исключительно на бумажных носителях, сейчас важные для государства события жизни граждан (рождение, брак, развод, смерть, всякие регистрации собственности и т.п.) вносятся в электронные базы данных. Документы, созданные в организациях и ведомствах, когда выходит срок хранения, уничтожаются или передаются в архивы города или региона. Весь объем архивных документов, независимо от времени создания, места хранения и других параметров, образуют собой Архивный фонд Российской Федерации.
Архивный фонд состоит из двух частей: государственной и негосударственной. Государственная — это документы, хранящиеся в архивах госучреждений разных уровней (федерального, регионального или муниципального).
Негосударственную часть Архивного фонда составляют архивы негосударственных структур: общественных объединений, религиозных организаций, акционерных и частных предприятий, а также частных лиц, если документы эти представляют собой значительную ценность. Негосударственная часть АФ может контролироваться государством при согласии собственников документов.
Выбираем, в какой архив обратиться
В первую очередь нужно выбрать человека, о котором вы хотите узнать больше, и посмотреть, какая информация о нем вам уже известна. Дальше выбор архива зависит от периода, о котором вы ищете информацию.
Для поиска документов дореволюционного периода в выборе архива для обращения ключевым является место события (рождения, крещения, свадьбы или венчания, проживания, учебы, работы, военной службы, смерти). Допустим, ваш родственник родился в Калужской губернии — сейчас это Калужская область. Значит, начать поиск нужно с запроса в Государственный архив Калужской области.
Для поиска документов советского периода важен тип события — что ищем:
— Рождение, женитьба, развод, смерть — фиксируются в ЗАГС (районном или городском), куда и надо обращаться.
— Проживание и переезды — информацию об этом для горожан следует искать в домовых книгах, которые хранятся в МФЦ, паспортных столах, иногда в архивах; для жителей сельской местности — в похозяйственных книгах, которые хранятся в сельсоветах, районных или областных архивах.
— Учеба — информацию следует искать в учебных заведениях и архивах.
— Работа — информацию следует искать в организациях и архивах, куда эти организации сдали документы на хранение.
— Вступление и деятельность в партии — областные партийные архивы и РГАСПИ
— Служба в армии или участие в ВОВ — базы данных, ЦАМО и РГВИА
— Арест, репрессии — в архивах МВД и ФСБ.
Как сделать запрос в архив?
Запрос в архив необходимо подготовить в письменной форме, в котором должна быть отражена следующая информация:
- Наименование архивного отдела, в который лицо обращается с запросом, и его адрес;
- Наименование организации или ФИО физлица, т.е. заявителя, который обращается с запросом в архив;
- Почтовый или электронный адрес заявителя;
- Название документа, например, «запрос документов»;
- В запросе должны быть указаны сведения, которые фактически запрашивает заявитель, с указанием периодов по которым запрашивается информация. Если заявитель уже куда-то обращался за запросом соответствующей информации, лучше указать об этом в запросе, чтобы исключить возможность направления запроса архивом в организацию, в которую заявитель уже обращался;
- В просительной части запроса необходимо сформулировать непосредственно сам запрос, т.е., что заявитель просит, а именно, выдать справку о том-то и том-то или архивную выписку;
- Также в запросе не будет лишним указание на то, для чего заявителю требуется та или иная информация или документы;
- Следует указать, в какой форме заявитель хочет получить ответ на свой запрос, а именно, в виде информационного письма, архивной справки или выписки, либо в иной форме;
- Также в запросе следует указать, как заявитель хочет получить ответ на запрос, а именно, почтовым отправлением, направлением на электронную почту;
- В конце заявления должна стоять подпись заявителя и дата.
Архивная справка о стаже работы
Чаще всего работники начинают беспокоиться о подтверждении трудового стажа перед выходом на пенсию или для получения звания «Ветеран труда» — в этих случаях они должны найти своих прежних работодателей и получить документальное подтверждение у них. Нередко такой поиск превращается в детектив: многие организации, существовавшие в 1990-2000 годы, давно закрылись. Где и как их искать — однозначных вариантов нет, а подсказки такие:
- В поисковой системе в интернете в строке поиска точно ввести то название организации, которое указано в трудовой книжке. Если организация нашлась, обращаться в отдел кадров.
- Если организацию найти не удалось — поискать в ведомственных архивах (чаще всего они есть в таких отраслях, как строительство, энергетика, транспорт, сфера культуры).
- Обратиться в городской архив, причем как напрямую, так и через центры госуслуг (МФЦ).
Как сделать запрос в архив для подтверждения трудового стажа образец
После обращения к должности директора госархива (указать, какого именно и где располагается) с фамилией, именем, отчеством вы вносите в бланк собственные ФИО и адрес фактического проживания, по которому планируете дожидаться корреспонденции. В число контактных данных следует обязательно внести либо телефон, либо электронный почтовый адрес (а лучше — и то, и другое). Разумеется, если вы проигнорируете данные требования, обращение будет считаться анонимным, и исполнения его ждать не приходится.
Далее речь пойдет об особенностях, которые необходимо учесть, общаясь с работниками отделов хранения, читальных залов и прочих «присутственных мест». Именно им предстоит обрабатывать и удовлетворять запросы о родственниках, поступающих от интересующихся граждан.
Как сделать запрос в архив пенсионного фонда для пенсии?
В обратном случае (при зарплате не соответствующей максимальному соотношению заработков 1,4) гражданину нужно принести справку о зарплате за любые 5 лет до 2002 года. Алгоритм получения справки о заработке на ликвидированном предприятии Законодательных актов, которые бы описывали порядок восстановления сведений о заработке на ликвидированном предприятии, нет. В законе только есть указания на действия, которые необходимо предпринять для подтверждения трудового стажа.При этом сотрудники ПФР придерживаются той позиции, что сведения о зарплате нужно брать из архивных источников из платежных ведомостей, выписок из лицевого счета и пр.
Каков порядок действий можно предложить будущему пенсионеру для подтверждения своего заработка? Первоначально можно обратиться за консультацией в ПФР. Вполне возможно, что представленных Вами документов будет достаточно для оформления пенсии.
Заблаговременная подготовка документов для назначения пенсии
При подаче запроса вы должны предъявить документ, удостоверяющий вшу личность, в данном случае ваш паспорт. 5 Проследите за тем, чтобы предоставленные вами сведения и документы (в 1экз.) были заверены нотариально.Запрос на получение архивной справки вы можете подать лично консультанту в архиве, послать по почте заказным письмом или сделать запрос по интернету на интернет-сайт архива. Ваш запрос должен быть обработан в течение 30 дней, после чего вы должны получить необходимую справку и оплатить услуги архива, поскольку все услуги муниципальных предприятий — платные.
6 В архив приходится обращаться по разным поводам: собрать сведения для назначения пенсии, собрать справки для вступления в наследство, собрать данные об умерших или существующих родственниках, узнать историю дома, улицы и др.
Результат предоставления услуги:
Предоставление архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий.
1. Архивная справка (архивная выписка, архивная копия) оформляется на бланке Государственного архива по форме, установленной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук”.
2. В архивной справке указываются:
дата подписания и регистрационный номер архивной справки;
адресат;
название информационного документа “Архивная справка”;
документная информация о предмете запроса;
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, на основании которых архивная справка составлена;
подпись директора Государственного архива (уполномоченного им лица);
печать Государственного архива;
фамилия, имя, отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона.
3. В архивной выписке указываются:
дата подписания и регистрационный номер архивной выписки;
адресат;
название информационного документа “Архивная выписка”;
часть текста архивного документа о предмете запроса;
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, на основании которых архивная выписка составлена;
подпись директора Государственного архива (уполномоченного им лица);
печать Государственного архива;
фамилия, имя, отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона.
4. В архивной копии указываются:
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа (указывается на обороте каждого листа);
подпись директора Государственного архива или уполномоченного должностного лица и печать Государственного архива (указывается на месте скрепления всех листов архивной копии).
5. В информационном письме указываются:
дата подписания и регистрационный номер информационного письма;
адресат;
тема информационного письма;
информация о хранящихся в Государственном архиве архивных документах по запрашиваемой проблеме, теме;
подпись директора Государственного архива (уполномоченного им лица);
печать Государственного архива;
фамилия, имя, отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона.
6. Ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса или отсутствие документов, составляется на бланке Государственного архива. В нем указываются:
дата подписания и регистрационный номер ответа;
адресат;
информация, подтверждающая неполноту состава архивных документов по теме запроса или отсутствие документов;
подпись директора Государственного архива (уполномоченного им лица);
печать Государственного архива (при необходимости).
Плюсы и минусы заказа архивной справки онлайн
При заказе справки из архива на портале Госуслуг все можно сделать из дома
Наверное, каждый знает, что интернет это такая штука, которая может не работать. Также может не работать сайт по техническим причинам. Это и есть минус заказа справки через Госуслуги.
Из плюсов можно выделить то, что не нужно будет посещать государственные учреждения, тратить свое время на простой в очередях. Заказать архивную справку вы можете дома, лёжа на диване.
Не нужно будет посещать государственные учреждения, тратя на это свое драгоценное время
Архивная справка — это документ, которых содержит в себе информацию об имеющихся в архивах документах, а также сведениях, относящихся к предмету конкретного запроса, с обязательным указанием при этом поисковых данных.
Все судебные разбирательства, согласно процессуальному законодательству РФ носят состязательный характер. То есть, для принятия решения в пользу заявителя, следует представить вниманию судьи вескую доказательную базу. В данной ситуации это могут быть косвенные документальные подтверждения, либо свидетельские показания. По итогам рассмотрения судьёй принимается решение удовлетворить иск о восстановлении стажа, либо отклонить его.
При вынесении положительного решения, его копию истец подаёт в территориальное отделение ПФР, на основании чего сотрудники вносят коррективы в личные данные гражданина.
Когда бесплатная заявка будет платной
В большинстве случаев получение нужных сведений является бесплатным. Тем не менее, есть ряд ситуаций, когда обслуживание будет платным. Это относится к следующим ситуациям:
- Срочность. В некоторых случаях заявитель не хочет ждать целый месяц. Для таких граждан предусмотрено платное предоставление архивных справок. В этом случае срок ожидания не превышает пяти дней.
- Когда запрос в архив делается обычным образом, официальная справка предоставляется только в одном экземпляре. Если сделать платный заказ, то может быть предоставлено несколько экземпляров такого документа.
- Бывают ситуации, когда требуется восстановить данные за длительный период времени. В этом случае объем работы сотрудников архива может существенно увеличиться. Поэтому, когда рассматривается период больший, чем пять лет, за получение справку нужно будет внести плату.
- Иногда могут затрагиваться имущественные права. Это также делает справку платной.
- Хотя с документами обычно обращаются бережно, нельзя исключать ситуацию, когда происходит утеря или порча архивной справки. Конечно, в этом случае можно еще раз обратиться в архив с тем же запросом, однако повторная справка уже будет платной. Но здесь существуют исключения: случаи, когда имели место форсмажорные ситуации.
Узнайте порядок регистрации ИП в ПФР без работников в 2020 году. Как выбрать частную управляющую компанию для передачи пенсионных накоплений? Подробности в статье.
Итак, базовую концепцию мероприятия мы с вами уяснили. Теперь перейдем к конкретным действиям. Как именно составить запрос, чтобы добиться исполнения его быстро и без препятствий? Прежде всего следует установить, в какой именно из городских архивов или органов ЗАГС следует нести свое заявление на тему поиска. Куда обращаться — в центральный архив или местное его подразделение? Выбирается объект для подобных целей, в зависимости от той задачи, которую вы перед собой ставите. Это может быть получение определенной информации либо восстановление любых документов.
Немаловажен и фактор времени — как давно произошло интересующее событие (смерть, рождение, бракосочетание). Согласно законодательным нормам, документ, созданный менее ста лет назад, обязан находиться на хранении в территориальном органе ЗАГС. На практике зачастую сравнительно «молодые» записи, относящиеся к актам гражданского состояния, также попадают в региональные архивные хранилища.
В неформальном общении замечено, что обращения в культурной и вежливой манере вносят дополнительную мотивацию к качественному исполнению запросов. В этом нет ничего удивительного. Порой на сайтах архивов встречаются предупреждения о недопустимости грубых требований и неадекватных формулировок. Удивительно, что кто-то из заявителей может не понимать подобных вещей!
Обращение, как и любой официальный документ, завершается датой и подписью. Если предстоит пересылка по электронной почте, документ должен быть отсканирован. Дубликат запроса составлять не стоит. Судьба повторного обращения — попасть в хвост очереди и лишь добавить хлопот всё тем же сотрудникам. В случае возможного затягивания с ответом можно отправить официальную просьбу уточнить стадию исполнения запроса такого-то от даты такой-то.
На какие сроки следует ориентироваться? Вашу заявку архив может обработать как за несколько дней, так и за несколько месяцев. Бывают случаи, когда ответа приходилось ждать чуть ли не год. В среднем при хорошей работе учреждения и ответственном отношении его работников к собственным обязанностям можно надеяться на получение результатов в течение пары недель.
Как сделать запрос в организацию для подтверждения трудового стажа образец
Для назначения пенсии по старости суммарный страховой стаж (то время, за которое работодатель перечислял за вас в ПФР страховые взносы) должен быть не менее 5 лет. Пенсию по старости мужчины оформляют с 60 лет, женщины — с 55 лет. Досрочно пенсия назначается тем, кто работал на предприятии с особыми условиями труда (вредное производство и т.п.), в условиях Крайнего Севера, а также женщинам, родившим 5 и более детей или воспитывавшим детей-инвалидов. Для оформления документов на полуучение пенсии предоставьте в Управление пенсионного фонда трудовую книжку, паспорт и справку о средней заработной плате. В ней должны быть сведения либо о вашем заработке с 2021 по 2021 год, либо о непрерывном пятилетнем стаже на любом предприятии, где вы работали до 1 января 2021 г. (до начала в России пенсионной реформы).
- Описываем начало трудовой деятельности с указанием организации, должности со ссылкой на соответствующий распорядительный документ.
- Далее вписываем окончание трудовой деятельности с указанием распорядительного документа и причины увольнения.
- Далее описываем трудовую деятельность на данном предприятии (если в процессе были переводы, изменение разрядов и т.п.) со ссылкой на соответствующие распорядительные документы.
- Далее пишем, на каких условиях была работа: отпуска без сохранения заработной платы, учеба, совмещение профессий и т.п.
- Далее указываем, если справка для льготного выхода на пенсию основания, предусмотренные Постановлением от 26 января 1991 г.
Заявление о подтверждении стажа работы
Если физическому лицу необходим документ, подтверждающий закрепленный за ним трудовой стаж на протяжении работы некоторого периода времени в определенной организации, то ему следует обратиться в архив. Соответствующая просьба должна быть изложена в письменной форме.
Данный запрос оформляется в виде заявления, в котором прописано, что физическое лицо изъявляет желание, чтобы его стаж был засвидетельствован документально. Если после рассмотрения запроса у сотрудников архива не будет никаких претензий к документу, то просьбу, выраженную в заявлении, удовлетворят.
Физическому лицу предоставят справку, в которой будет указана продолжительность его трудовой деятельности. Архивная выписка подобного рода является официальным документом, который впоследствии может быть подан в пенсионный фонд, а также другие организации.
Строгой формы, по которой должен быть оформлен запрос на выдачу справки, подтверждающей стаж физического лица, не введено. В связи с этим заявление можно составлять в свободной форме, как от руки, так и в электронном виде. Однако в любом случае не стоит забывать об общих правилах оформления.
Бланк на запрос в архив для подтверждения стажа работы
Законодатель не устанавливает определенной формы бланка запроса в архив для подтверждения стажа, поэтому любое заинтересованное лицо может подготовить такой документ самостоятельно. При этом стоит помнить об обязательных реквизитах, наличие которых в документе существенно увеличит вероятность положительного ответа по поданному обращению.
В общем виде форма бланка запроса может выглядеть следующим образом:
- Наименование архивного учреждения, в которое направляется заявление.
- Ф. И. О. заявителя, дата его рождения, адрес проживания и контактный номер телефона.
- Заявление
- Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа:
- наименование структурного подразделения;
- наименование предприятия;
- занимаемая должность;
- период работы.
- Справка необходима для представления (указать место требования и цель подачи документа).
- Дата составления документа и подпись заявителя