Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма приводится в Приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 (Приложение 27). Она состоит из таблицы с регистрационными данными (на каждую официальную бумагу), строк с указанием количества документов и строк, где приводится общее количество листов в папке.
Уточнение состава дела без изъятия «непрофильных» документов
Второй вариант исправления ошибки в формировании дела появился в практике работы коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Из сформированного дела в процессе передачи его на архивное хранение «непрофильные» документы не изымаются и в другие подразделения и дела не передаются. Но основная цель хранения – обеспечить рациональное использование архивных документов и быстрое исполнение различного рода справок, в т.ч. социально-правового характера, – вполне достигается за счет того же метода аннотирования документов дела.
Алгоритм исправления ошибок, выявленных в процессе передачи документов на архивное хранение, без изъятия документов почти такой же.
1. Во внутренней описи документов дела проставляются сроки хранения всех ошибочно включенных в него документов по личному составу, чтобы в последующем в архиве на заключительном этапе экспертизы ценности, можно было принять окончательное решение о судьбе всего дела и конкретных документов в его составе.
Оформляются сроки хранения так, как показано было в Примере 2, но, конечно же, никакие сведения об изъятии и передаче документов в графу «Примечание» не вносятся, иногда оформляется отметка об экспертизе ценности в архиве (см. Пример 6).
Итоговую запись к внутренней описи точно так же дополняют сведениями о количестве содержащихся в деле «непрофильных» документов по личному составу. Сделанное дополнение, как и любое изменение внутренней описи, как правило, подписывается сотрудником, сформировавшим дело.
2. В лист-заверитель дела вносятся изменения, но только не об изъятых, а о содержащихся в нем «непрофильных» документах. Изменения подписываются в обычном порядке (см. Пример 7).
3. Наконец, к приказам по личному составу, остающимся в деле постоянного срока хранения, формулируется аннотация. Но аннотируется не каждый «непрофильный» приказ, а только те приказы об изменении фамилии, которые будут служить основаниями для исполнения запросов и быстрый поиск которых необходимо обеспечить в будущем. Аннотация переносится на обложку дела (ниже заголовка с красной строки) и в опись дел постоянного хранения. Порядок оформления показан был в Примерах 4 и 5.
Взаимодействие с подразделениями
При выявлении ошибок примите меры, чтобы в последующем они не повторялись. Службе делопроизводства необходимо помнить, что:
- ответственность за организацию работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей (п. 1.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2019 № 44);
- номенклатура дел и опись дел структурного подразделения подписываются руководителем структурного подразделения (приложения 23 и 26 к Правилам работы архивов организаций), который отвечает за документальный фонд своего подразделения.
Исправляем ошибку формирования дела, в которое подшили документы с разными сроками хранения
В первом квартале по графику, утвержденному руководителем организации, началась процедура передачи дел на архивное хранение по описям, которые подготовлены ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В процессе реальной передачи дел даже после заранее проведенной архивом проверки качества их формирования и оформления часто выявляются ошибки, которые необходимо оперативно исправлять. Но на полное переоформление обработанных дел и подписанных описей, как правило, в подразделении и в архиве уже нет никаких ресурсов, а на процесс приема-передачи дел обычно выделяется не более 2 недель.
Что делать, если в дело оказались подшитыми документы с различными сроками хранения?
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.
Документы по личному составу формируются в дела по видам документов.
Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально не связано с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.
Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов после окончания учебного заведения, аспирантуры; судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного, пенсионных дел – после прекращения выплаты пенсии.
Личные дела уволенных работников и лиц, окончивших учебное заведение, при подготовке к архивному хранению целесообразнее объединять в наряды личных дел, не превышающих 250 листов. Возможно индивидуальное личное дело формировать в обособленную единицу хранения, как правило, это личные дела постоянного срока хранения.
При формировании личных дел необходимо учитывать различные сроки их хранения. Дела постоянного и долговременного сроков хранения формируются раздельно, включаются в разные описи
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.
Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления. Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек. При систематизации дел по буквам алфавита необходимо проводить уточнение до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )
2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.
2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).
2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).
2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
— наличие литерных листов и пропущенных номеров;
— номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).
2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Формирование дел в делопроизводстве
Дело — совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.
В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документов в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
- Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
Способы прошивки документов
Сшить документы можно несколькими способами:
- С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
- С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
- С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
- С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.
Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.
Нормативно-правовое регулирование
Порядок хранения, архивации и уничтожения различных видов документов регламентируется достаточно большим количеством нормативных правовых актов. В их числе и федеральные законы, и постановления Правительства РФ, и ГОСТы, и приказы различных ведомств. Основными законодательными актами являются:
— Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ);
— Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила работы архивов);
— приказы Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень), от 31.07.2007 N 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
— Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Сколько листов можно подшивать в дело
Бухгалтерский учет ведется методом двойной записи. Первичный учетный документ является основанием для отражения операций в разных регистрах бухгалтерского учета. Поэтому первичные документы могут подшиваться отдельным томом либо к одному из журналов операций.
Верховный Суд РФ также пришел к выводу, что первичные банковские и учетные документы не должны непосредственно подшиваться к журналам операций и могут содержаться в отдельных подшивках (определение от 23.08.2019 № 301-ЭС19-13795).
Порядок сшива первичных учетных документов, относящихся к журналу операций, нормативными правовыми актами в области ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности не закреплен. Требования, которые необходимо выполнять при подборке и брошюровке первичных документов, перечислены в п. 11 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Следовательно, учреждение должно закрепить выбранный вариант сшива в учетной политике.
Учреждение обеспечивает хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.
При наличии технической возможности учреждение вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (п. 33 СГС «Концептуальные основы», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н).
Для чего может понадобиться прошивка документов
Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают.
В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения.
В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально.
Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид. На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано.
Где обычно используют листы – заверители
В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов. Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.
Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:
- Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда
- Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно
| Виды документов | Расшифровка |
| Документы со сроком хранения более 10 лет | Документы, входящие в эту группу являются очень важными для предприятия. Важно, чтобы в любой момент их можно было поднять и посмотреть. Именно такие документы подшиваются в дела и сдаются в архив. В этом случае составляется лист – заверитель к делу |
| Документы со сроком хранения меньше 10 лет | Документы второй группы имеют сравнительно небольшой срок хранения, поэтому их можно не объединять в дело, а листам не присваивать порядковые номера. Допускается их хранение в подшивках. Лист – заверитель в этом случае не составляется |
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.
В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.
Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.
Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист – заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа – заверителя дела установлена Правилами хранения**.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Здесь следует указывать:
- наименование организации и ее непосредственную подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер тома (части);
- заголовок дела (тома, части);
- крайние даты дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела;
Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним.
В «1С:Документообороте» печатная форма обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя создается автоматически на основании информации, заведенной в карточку дела (рис. 2).