Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Странные переводы: за какие нарушения ответит главбух». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Очень примитивная схема воровства бухгалтеров, которая срабатывает только в том случае, если у компании есть проблемы с ведением внутреннего документооборота. Суть проста: бухгалтер просто вписывает в документы лишние расходы – завышает налоговые требования, банковские комиссии и т. д. Через какое-то время на банковском счёте компании образуется излишек, а по внутренним документам всё «копейка в копейку». Дальше мошенник просто выводит удобным ему способом лишние деньги, и всё.
Сговор и хищения на складе
В декабре 2018 года за аудитом бухгалтерии к нам обратился один из московских ритейлеров сантехники. В ходе выборочной проверки первички и складских документов аудитор «Дельта Финанс» выявил неполное оприходование или самое настоящее хищение товара при поступлении на склад. Кладовщик, будучи в сговоре с главным бухгалтером, исключал из поставки несколько единиц продукции в пределах естественной убыли без претензий к поставщику, списывая ТМЦ в расход.
Несоответствие учетных и отпускных единиц товара также стало поводом для беспокойства аудитора. Указывая в графе «Расход» карточки учета цифру «2», реально опускалось 20 единиц товара. Указание единицы измерения (десяток) просто игнорировалось бухгалтером.
После полной проверки приходных складских ордеров и товарно-транспортных накладных аудитор «Дельта Финанс» нашел еще несколько эпизодов хищения.
Результат:
- Клиент понес убытки на сумму похищенных средств;
- Уволен главный бухгалтер и кладовщик предприятия;
- Организации грозит штраф и доначисление налога;
- Возбуждено два уголовных дела по ч. 1 и 3 ст. 159 УК РФ.
Хитрость №2: частичное снятие обязанностей
Еще один вариант, который рассматривает Марья Ивановна, это внести изменения в свои обязанности. А если быть точнее, то переложить часть трудового бремени на генерального директора. Например, выпустить соответствующий приказ, в котором прописать «Возложить обязанности по ведению бухучета на директора». Таким образом, наш главбух будет простым исполнителем.
Плюс ко всему, все операции, которые ей кажутся подозрительными, Марья Ивановна будет проводить только после письменного согласования с директором (служебная записка + письменное распоряжение на выполнение подозрительной операции от генерального директора).
Однако, насколько такие меры спасут главбуха в реальности? Помогут ли они доказать непричастность бухгалтера в уклонении от уплаты налогов?
Мария Морозова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:
Вышеуказанные действия определенно помогут бухгалтеру доказать свою непричастность к неправомерным махинациям компании, но имейте в виду, если в реальности бухгалтер все-таки осуществляет функции полноценного главбуха, в ходе разбирательства — это может стать очевидным. И тогда, несмотря на то, что по документам главбух у нас директор, под ответственность могут попасть оба. Еще раз напоминаю, что самая безопасная сделка – это реальная сделка.
Мы рекомендуем руководителям держать ситуацию в бухгалтерии под контролем. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, регулярно проверяйте, как ведется учет..
- Тестируйте кандидатов на должность бухгалтера.
Это экономит время на собеседованиях и помогает выбрать профессионала. Заморочить голову тесту невозможно. Провести тестирование может любой человек, у которого есть ответы. Тщательно проверяйте бухгалтерскую фирму, если доверяете свой учет сторонней организации.
- Оставьте за собой право первой подписи платежных поручений.
Закажите в банке «технический» ключ для своего бухгалтера. Такой ключ позволяет выгружать выписки и готовить платежные поручения. Окончательное одобрение платежа и право первой подписи расходных документов рекомендуем оставить за руководителем. Настройте банковские смс-уведомления на свой телефон и проверяйте, кому и за что перечисляются деньги с вашего расчетного счета.
3. В январе попросите бухгалтера сделать налоговый календарь на год.
Пусть бухгалтер предоставляет отчетность с отметкой о сдаче в налоговую, Пенсионный фонд и другие контролирующие органы. Проверяйте своевременность сдачи по налоговому календарю. Обращайте внимание на то, соответствуют ли суммы налогов и сборов в отчетности реально уплаченным суммам. Требуйте от бухгалтерии раз в квартал предоставлять справку о состоянии расчетов по налогам и сборам.
- Обяжите бухгалтера ежемесячно формировать список отсутствующих первичных документов.
Получив список за следующий месяц сверьте его с предыдущим. Месяц — достаточный срок, чтобы ответственный специалист получил нужный документ. Если какие-либо накладные, акты или договоры остаются в списке более месяца, потребуйте объяснений и установите конкретный срок их предоставления. Не забудьте выборочно проверить наличие в архиве отсутствовавших документов.
- Если пользуйтесь бухгалтерским онлайн-сервисом, обяжите бухгалтера выгружать или распечатывать документы ежемесячно.
Онлайн-сервисы не выгружают документы автоматически, и база данных хранится в виртуальном облачном хранилище. Наличие физической бухгалтерской базы позволит вам без проблем поменять онлайн-сервис или передать документы новому бухгалтеру.
- Если бухгалтер часто выдает деньги под отчет, а потом возвращает неиспользованные авансы, чтобы скрыть превышение лимита, откажитесь от лимитирования.
Индивидуальные предприниматели и малые предприятия (численность сотрудников менее 100 человек) имеют право не устанавливать лимиты денежных средств и хранить в кассе любые суммы. Это стало возможным с 1 июня 2015 года. Если вы относитесь к таким субъектам предпринимательства, издайте приказ об отмене лимита кассы и одновременно другим приказом отмените ранее установленный лимит.
Как бухгалтер обманывает своего директора
Схем очень много, расскажем о самых распространенных.
1. Манипуляции с заработной платой
Бухгалтер начисляет заработную плату несуществующим сотрудникам и присваивает ее себе. Впору вспомнить Гоголя и его «Мёртвые души». Не всегда это вымышленные работники. Бывает, что сотрудники увольняются, уходят на пенсию или даже умирают, а бухгалтер не исключает их из списков и продолжает начислять заработную плату.
Другой вариант – бухгалтер вступает в сговор с другими сотрудниками и завышает им зарплату. Разницу бухгалтер и сотрудник делят между собой. Таким же образом в сговоре с сотрудником бухгалтеры принимают фиктивные документы по командировочным расходам.
Все это не пройдет в совсем маленьких фирмах, где трудится несколько человек, а вот в организациях побольше такое встречается сплошь и рядом.
2. Фиктивные больничные и пособия по уходу за ребенком сотрудникам, которые якобы работают в компании
В этом случае бухгалтер ворует деньги уже не напрямую у работодателя, а у ФСС, потому что пособия и больничные возмещаются из средств фонда. Ворует бухгалтер, а неприятности будут у фирмы, и большие, ведь бухгалтер действует от ее имени. Если обман вскроется, начнутся разбирательства, допросы и внеочередные проверки по линии ФСС и налоговой инспекции.
Однако обман государства с использованием поддельных больничных – это пережиток прошлого. В последнее время ФСС очень тщательно проверяет больничные и «заворачивает» все поддельные или неправильно оформленные листы нетрудоспособности.
3. Перечисление денег со счета фирмы на счета подставных людей или фирм
Другими словами – неприкрытое воровство.
Часто руководители настолько доверяют бухгалтерам, что не заморачиваются и, чтобы не тратить время, передают им ключ электронной цифровой подписи. В руках недобросовестного бухгалтера он становится в буквальном смысле ключом от квартиры, где деньги лежат.
Размер ущерба варьируется от мелких шалостей «на помаду» до сотен миллионов. Как правило, бухгалтеры-мошенники стараются наворовать побольше и уволиться, пока о хищениях не узнали. Привлечь их к ответственности удается далеко не всегда, а многие бизнесмены предпочитают махнуть рукой и обойтись без долгих судебных разбирательств.
Одна из громких историй – дело о мошенничестве бухгалтера рыбообрабатывающего комбината «Балтийский берег», которая, имея цифровую подпись директора, перевела на счета подставных фирм 300 миллионов рублей и уволилась. Ее задержали и осудили за кражу.
История примечательна тем, что с главбуха и ее помощника удалось взыскать только 50 миллионов рублей, поэтому владельцы компании взыскали остальное с генерального директора. Так, ничего не украв, директор ответил за то, что слишком доверял бухгалтеру и не контролировал его работу (постановление 13ААС от 14.06.2016 № 13АП-7613/2016, постановление АС Северо-Западного округа от 21.09.2016 № Ф07-5851/2016).
4. Злоупотребление с подотчетными суммами
Бухгалтер выписывает деньги под отчет и присваивает их. Подотчетные суммы потом месяцами и годами «висят» незакрытыми, или бухгалтер закрывает их расходными документами, которые никак не относятся к деятельности фирмы. В один прекрасный день директор с удивлением может узнать, что уже долгое время в его фирме есть статьи расходов на бензин для личного авто, бытовую технику и другие личные нужды бухгалтера.
5. Манипуляции с ТМЦ
Например, вступив в сговор с сотрудником склада, бухгалтер «по ошибке» приходует меньшее количество товара по большей цене. В итоге общая сумма поставки сходится, а у бухгалтера и кладовщика на руках неучтенный излишек товара. Или приходуют товар худшего качества по цене лучшего и получают «вознаграждение» от поставщика. Или списывают вполне еще пригодные ТМЦ и продают и т.д.
6. Сговор с контрагентами
Например, бухгалтер сознательно тянет с взысканием долга до тех пор, пока не пройдет срок давности и фирма уже не сможет получить долг с кредитора. Или ставит платежи контрагенту в приоритет за вознаграждение.
Если заключение договоров с контрагентами находится в компетенции бухгалтера, он может брать с них «откаты». Например, с поставщиков справочно-правовых систем, организаторов образовательных семинаров, аудиторов и т.д.
7. Действия в интересах одного из учредителей
Это бывает, когда фирмой на равных владеют два человека, и в какой-то момент у них начинаются разногласия. мы описали историю, когда бухгалтер и учредитель предоставляли другому учредителю искаженную финансовую информацию.
Компания 1C-WiseAdvice ведет независимый и объективный учет, действуя в интересах фирмы, а не отдельно взятого учредителя.
8. «Береженого бог бережет»
Не слишком компетентные бухгалтеры, которые не уверены в своих силах и не в состоянии грамотно рассчитать налоги, на всякий случай проводят платежи в бюджет с запасом. За излишки налоговики не штрафуют и проверками не мучают, но у фирмы копится переплата и она лишается части оборотных средств, которые могла бы пустить на другие цели.
Иногда неуверенные в себе бухгалтеры перестраховываются и отказываются от нестандартных сделок, пугая руководителей надуманными проблемами.
История о том, как бухгалтер может мешать продажам
9. «Все хорошо, прекрасная маркиза»
Бухгалтер не ворует, но и не делает того, что должен, и замалчивает проблемы или попросту не работает. В итоге директор думает, что все идет хорошо, а на самом деле у фирмы копятся несданные отчеты и недоимка по налогам. Часто об этом становится известно, когда бухгалтер уже уволился, и директор остается один на один с запущенным учетом и штрафами. Этим чаще грешат «приходящие» бухгалтеры, которые ведут бухгалтерию неофициально и не связаны никакими обязательствами с заказчиком.
Договором с 1C-WiseAdvice прямо предусмотрено, что наша компания сама отвечает за ошибки, неуплаченные налоги и нарушение сроков отчетности – мы компенсируем клиенту все штрафы, выписанные клиенту по нашей вине.
А бывают и вовсе креативные бухгалтеры с богатой фантазией и актерским талантом. Вот , например, мы рассказали о бухгалтере, который разыграл целый спектакль и пытался получить с руководителя деньги за базу, которую якобы заблокировали хакеры и теперь требуют выкуп. Бухгалтерская база иногда становится предметом шантажа или орудием мести нерадивых бухгалтеров. Бухгалтер может исчезнуть с базой, чтобы насолить бывшему руководителю или прикрыть грешки. А ведь только при наличии базы можно подтвердить достоверность налоговой и бухгалтерской отчетности. На восстановление базы уходят месяцы и сотни тысяч рублей, ведь нужно заново собирать все данные.
В 1C-WiseAdvice бухгалтерские базы хранятся на сервере в дата-центре. Серверы надежно защищены от перегрева, скачков напряжения и других ситуаций, способных вывести оборудование из строя. Пользовательские данные копируются ежедневно. Резервные копии хранятся в отдельном помещении на отдельном оборудовании, что гарантирует сохранность данных, даже если серверное оборудование выйдет из строя.
А в этой истории бухгалтер будто бы работал на совесть, ведь дела в фирме шли хорошо, а налоговики не придирались. Вот только бухгалтер несколько лет убеждал учредителей не распределять дивиденды, пугая разными последствиями. Когда учредители обратились к независимым специалистам, выяснилось, что в бухгалтерии бардак, а у налоговой не было вопросов, потому что бухгалтер переплачивал налоги аж в 2,5 раза. Несколько лет учредители не только довольствовались одной зарплатой, в то время как нераспределенной прибыли накопилось на 60 миллионов рублей, но и государству отдавали больше, чем нужно. А все потому, что бухгалтеру безгранично доверяли и не было никакого контроля.
Что может грозить нечестному бухгалтеру
Рано или поздно мошенничества в компании, как правило, раскрываются. А значит, наказание виновного неизбежно и зависит от размера хищений. В лучшем случае, если украденная сумма невелика и компания не захочет громкого процесса, нечестный бухгалтер будет просто уволен. Скорее всего, после возмещения ущерба. Однако при наличии достаточных доказательств вины работника он может быть привлечен к административной или уголовной ответственности.
Если сумма хищения не превышает 1000 руб., оно подпадает под ст. 7.27 КоАП РФ, которая предусматривает штраф в размере до пятикратной стоимости похищенного имущества, но не менее 1000 руб. Или административный арест на срок до 15 суток. Согласно ч. 1 ст. 158 Уголовного кодекса за более крупную кражу взимается крупный штраф или наступает уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до двух лет. Действия проворовавшегося бухгалтера могут быть расценены как мошенничество или растрата. За подобные преступления также предусмотрены сроки лишения свободы (ст. ст. 159 и 160 УК РФ).
Как снять наличность с расчётного счёта ООО
Сразу нужно отметить, что «снять наличность» в данном случае не обязательно понимать буквально. Конечно, можно получить в банке наличные деньги, но законом предусмотрен перевод средств на личную карту сотрудника даже в том случае, если ему нужно будет их тратить на нужды компании. Оплату картой подтверждают чеками или проведенными платежными поручениями с банковского счета.
Обратите внимание
Основная статья, определяющая ответственность за незаконное обналичивание денег – 199 УК РФ. За уклонение от уплаты налогов она предусматривает штраф 100-300 тысяч рублей, до двух лет принудительных работ, лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до трех лет, лишение свободы до двух лет.
Вариантов, как обналичить расчетный счет ООО, немало, зависят они от цели получения денег. Целью обналичивания может быть:
- поощрение или поддержка сотрудников в сложной ситуации;
- расходы на нужды компании;
- получение собственниками доходов от бизнеса.
Кража денег со счета: основные способы
На фоне ужесточения законодательства и повышенного внимания банков мошенники становятся более изощренными. Средства попадают в чужой карман, а их владельцы не понимают, куда ушли деньги с расчетного счета, и кто в этом виноват. На самом деле существует несколько действенных схем обмана:
- Подделка платежного документа. Самый простой путь для мошенников — кража денег со счета путем подделки платежки. Для выполнения манипуляции требуется образец готового документа (с печатью и подписями). Все остальное — дело техники. При этом в финансовое учреждение направляется также злоумышленник с поддельной доверенностью на руках.
Правила защиты от мошенников
Чтобы защитить деньги на расчетном счету от кражи, стоит придерживаться следующих мер:
- Доступ к важным документам должен иметь только небольшой круг доверенных лиц.
- Все важные бумаги должны храниться в сейфе. При этом запрещено оставлять платежные поручения без присмотра.
- Данные о будущих переводах на расчетный счет должны быть конфиденциальны. Информация об этом должна быть только у тех работников, которые имеют прямое отношение к работе с деньгами.
- Стоит оговорить с представителями банка ситуации, когда при наличии любых сомнений работник будет звонить по телефону и согласовывать сделку. При этом в финансовом учреждении должны быть рабочие номера главбуха и директора.
- Выписку рекомендуется брать как можно чаще, ведь только так удается оперативно реагировать на измерение объема средств на счету.
- Подписи директора во всех бумагах должны быть идентичны. При этом не стоит упрощать «автограф», ведь это открывает доступ к деньгам злоумышленникам.
По сути, бухгалтерский учет денежных средств на расчетных счетах ограничивается ц типами операций – приходом и снятием денег с р/с.
В случае поступления денег проводки такие:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Зачислены денежные средства, сданные из кассы, в т. ч. путем инкассации | 51 | 50 «Касса» |
| Погашен процентный заем, предоставленный ранее другим организациям | 58 «Финансовые вложения» | |
| Возвращен перечисленный ранее аванс поставщику | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
| Получена оплата от покупателей | 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» | |
| Получен кредит (заем) | 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» |
|
| Возвращены денежные средства из бюджета (внебюджетного фонда) | 68 «Расчеты по налогам и сборам»
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
|
| Внесен вклад в уставный капитал | 75 «Расчеты с учредителями» |
Хищение бухгалтером денежных средств
В ОБЭП с заявлением о хищении денежных средств на бывшего бухгалтера обратилось руководство спустя 8 месяцев со дня увольнения. По материалам проводится проверка в течении года с подачи заявления. Имеется ли определенный срок по указанному заявлению, если имеются постановления об отказе на возбуждение уголовного дела?
Работодатель обвиняет в хищении денежных средств из черной бухгалтерии. Я занимала должность администратора детских клубов (без мат. отвественности), родители иногда оплачивали услуги клуба на мою личную банковскую карту (официально у нас существует оплата только по банк счету компании), так вот эти деньги я перечисляла на карту руководителю, иногда эти деньги руководитель просил придержать на карте и они копились и из них платили неоф часть моей зп, затраты на связь и хоз нужды и тд. Так вот я проработала до конца срока моего срочного договора, по истечении срока мне звонят из полиции и вызывают в отдел для беседы, т.к. работодатель написал на меня заявление о хищении ден. средств. Якобы он провел проверку и обнаружил недостачу, и не все деньги, которые пересылали мне родители дошли до работодателя. Я никаких чеков и расписок конечно не брала с работодателя, когда он в устной форме говорил оставить эти деньги себе на зп,и теперь незнаю как доказать. Так же мучает вопрос, это же черная бухгалтерия, с этих сумм не платились налоги, он их скрывал от налоговой, как он вобще может их требовать. Небольшая поправка, эти чудеса начались, когда узнали что я собираюсь в декрет.
Образцы исковых заявлений и претензий
Проценты по кредиту начисляются банком со дня, следующего за днем предоставления заемщику кредита, по день возврата кредита в полном объеме (обе даты включительно). При этом начисление процентов производится на остаток задолженности по основному долгу (кредиту) на начало каждого операционного дня ( п. п. 3.5 , 3.7 Положения, утв. Банком России 26.06.1998 N 39-П).
Статья 12 Закона РФ 2300-1 «О защите прав потребителей» указывает на презумпцию отсутствия у потребителя специальных познаний о свойствах и характеристиках услуги, и в Постановлении Конституционного суда РФ от 23.02.1999 № 4-П говорится, что Гражданин в правоотношениях с банком является экономически слабой стороной и нуждается в особой защите своих прав, что влечет необходимость ограничить свободу договора кредитной организации.
(Что делать бухгалтеру, если руководитель тратит деньги организации на личные нужды)
Директор берет деньги из кассы и тратит их на свои нужды, а вам как главбуху поручает «что-нибудь придумать»? Или дает указание оплатить с расчетного счета фирмы его личные покупки и требует их «провести»? Нередко бухгалтер первым делом начинает подыскивать статью затрат, по которой можно было бы списать потраченную шефом сумму, замаскировав ее под расходы фирмы. Но начинать лучше с другого. Тогда, возможно, и хитрить не придется.
Примечание
Сразу оговоримся, что речь пойдет о ситуациях, когда обязанность компании оплачивать те или иные личные расходы директора не предусмотрена локальными нормативными актами и договором с ним. Мы будем обсуждать те траты руководителя, которые сделаны явно не в интересах организации.
Директор знать ничего не хочет: «Ты бухгалтер, ты и придумай, как спрятать расходы»
Бухгалтеры, которые вынуждены работать с таким руководителем, используют следующие варианты.
Вариант 1. Можно оформить заем
Беспроцентный заем можно оформить и задним числом на уже сделанные директором покупки. Поскольку предполагается, что возвращать заем директор не станет, то по истечении срока займа компания:
(или) не будет требовать возврата предоставленных взаймы денег и через 3 года спишет их сумму в налоговые расходы как безнадежный долг . Срок возврата займа в таких случаях делают небольшим, чтобы 3 года истекли поскорее. Однако нужно быть готовыми доказать инспекторам экономическую оправданность предоставления беспроцентного займа директору. Ведь списываемые в составе безнадежных долгов расходы должны быть обоснованными .
Наличные в организации
Все полученные средства – это собственность юридического лица. Это относится как к наличности, так и к банковским счетам. Использование денег должно быть обоснованным. Поэтому снятие наличности необходимо аргументировать.
Трата денежных средств, полученных со счета, должна быть обоснована. При нарушении этого правила могут быть начислены штрафы. Проверка кассовой дисциплины проводится по решению ИФНС, период контроля ограничен 2 месяцами.
Вид ответственности в случае обнаружения нарушений у общества – административный. Но в случае, если ошибка фактически была совершена более чем за 2 месяца до проверки, штрафов не будет.
Но останется повод для более пристального внимания в отношении налогоплательщика.
О чем нужно помнить, оформляя расходы по корпоративной карте
Чтобы учесть траты сотрудника с корпоративной карты (далее будем сокращать — КК), одной банковской выписки по ней недостаточно.
Пока деньги на карте, пусть и выданной сотруднику, они продолжают оставаться деньгами компании. В тот момент, когда сотрудник произвел оплату чего-либо картой или снял наличные – деньги становятся подотчетными суммами, выданными работнику.
В бухучете это отразится так:
ДТ 55 КТ 51 – зачислены деньги на КК (обычно, если учет ведется в программе, используется счет 55.04)
ДТ 71 КТ 55 – потрачены (сняты) деньги с КК
Сама карта как физический объект по балансовым счетам не проводится. Ее учитывают за балансом, обычно на счете 002, где фиксируется и информация об ответственном лице – сотруднике, которому выдана карта.
Таким образом, с траты денег для работника и бухгалтерии все только начинается. Потому что далее нужно закрыть дебиторку по счету 71 и постараться учесть траты с пользой для дела – в уменьшение налога прибыль или УСН, если это возможно. Есть и еще один важный налоговый момент. О нем далее.
Итак, чтобы закрыть долг перед компанией, сотрудник должен предоставить авансовый отчет по подотчетным суммам и приложить к нему документы, подтверждающие его расходы и их целевую направленность на нужды компании.
Только после этого бухгалтер может со спокойной душой сделать проводки:
ДТ 20 (26, 44, 91, прочие счета учета расходов) КТ 71
Напоминаем, что по таким документам как чеки ККТ, БСО, но без счета-фактуры, нельзя поставить к вычету НДС, даже если он выделен в документе отдельной строкой.
Так же такой НДС нельзя учесть в составе расходов, уменьшающих налог на прибыль.
А как быть, если авансового отчета и документов нет? Или если траты с корпоративной карты не связаны с нуждами компании?