Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный документооборот с контрагентами через сервис Контур.Диадок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После создания документа и клика по кнопке «Перейти к отправке» откроется окно, в котором нужно выбрать получателя. Если отправляете несколько форм, тогда поставьте галочку напротив надписи «Связать документ в пакет». На этом же этапе можно добавить еще один новый документ через редактор или загрузить его с компьютера, «товароучетки».
Как через «Диадок» отправить документы контрагенту
Исправленные и корректировочные электронные счета-фактуры
С момента вступления в силу Федерального закона №245-ФЗ исправление счетов-фактур происходит путем создания новых документов: исправленных и корректировочных счетов-фактур. Так, если в выставленном счете-фактуре обнаружены ошибки и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции (например, сделана ошибка в реквизитах контрагентов или сделана техническая ошибка в сумме), то взамен его составляется исправление счета-фактуры. Корректировочный счет-фактура выставляется в том случае, если уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг (п. Приложения 2 Постановления №1137). Основанием для выставления корректировочного счета-фактуры является новый первичный документ (п.10 ст. 172 НК РФ).
Процессы работы бухгалтера с электронными и бумажными корректировочными и исправленными счетами-фактурами идентичны. Операторы ЭДО просто реализуют в своих системах все требования законодательства: «При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора ЭДО уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с настоящим Порядком» (Приказ Минфина №14Н). Порядок обмена исправленным или корректировочным счетом-фактурой ничем не отличается от порядка обмена первоначальным электронным документом.
Как устроен электронный обмен счетами-фактурами
Выставление ЭСФ — это обязательное условие, если реализуются товары, подлежащие прослеживаемости в соответствии с п.1.2 ст. 169 НК РФ. Остальные плательщики НДС могут обмениваться ими по двустороннему согласию, если у участников сделки есть технические средства для обмена и обработки электронных документов.
ЭДО счетами-фактурами возможен при выполнении всеми участниками процесса своих функций:
- продавец: составляет ЭСФ, подписывает его УКЭП и отправляет контрагенту в XML-формате через оператора ЭДО. Для завершения документооборота поставщик должен дождаться уведомления от покупателя о получении электронного документа;
- оператор ЭДО: координирует доставку файла, проверяет соответствие утвержденному ФНС формату и регистрирует даты отправки и получения;
- покупатель: подтверждает получение счета-фактуры электронной подписью и формирует извещение о получении через оператора ЭДО.
Усиленная квалифицированная электронная подпись
В утратившим силу приказе № 50н шла речь о применении для подписания счетов-фактур электронной цифровой подписи. Однако она уже почти три года за рамками правил — с тех пор, как перестал действовать закон № 1-ФЗ от 10.01.02. Теперь в соответствии с Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ вместо электронной цифровой подписи введены новые ее виды: простая и усиленная (неквалифицированная и квалифицированная). Так вот, новый приказ Минфина приводит порядок обмена электронными счетами-фактурами в соответствие с законодательством и определяет, что для подписи электронных счетов-фактур необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП). Важный момент: теперь реквизиты лица, указанного в счете фактуре в качестве подписывающего, должны соответствовать усиленной КЭП.
Этот вид электронной подписи предусмотрен не только для счетов-фактур, но и для служебных документов, которые составляются в процессе электронного обмена. Другими словами, различные виды подтверждений и извещений также должны быть подписаны усиленной КЭП.
Советы по электронному обороту для продавцов
Правильно заполняйте документы по шаблонам и отправляйте их до 15-го числа каждого месяца. Иначе команда маркетплейса не сможет их обработать и выплатить вознаграждение за месяц.
Не изменяйте шаблон или пакет документов в шаблоне. Каждый шаблон — это готовый пакет документов. В него нельзя вносить изменения или добавлять дополнительные документы. Единственное исключение — нужно добавить номер счёта-фактуры, если вы работаете на общей системе налогообложения.
Создавайте документы только из шаблона. Представители Маркета не смогут обработать документы, если вы создали их не из шаблонов. Через некоторое время после отправки проверьте статус шаблонов. Если он изменился на «Отозван», значит, вы всё сделали правильно.
Указывайте номер счёта-фактуры для ОСН. Если не нумеруете счета-фактуры, напишите в документе любую цифру. Представители Маркета аннулируют документы с прочерком или пометками «БН», «б/н», «б\н» в поле номера счёта-фактуры. Если не указали номер счёта-фактуры и уже отправили документ, через некоторое время он придёт снова.
Модуль Диадок в 1С: работа с новым видом пакета документов
Диадок позволяет отправлять любые документы в произвольных форматах. Электронные счет-фактуры могут быть переданы только в утвержденном ФНС формате xml.
Диадок позволяет работать с различными типами документов. Распознавать счета-фактуры, акты, упд и другие. Можно создать собственный тип документа.
Свой тип документа — это формализованный или неформализованный документ, с данными из учётной системы клиента. Создание своего типа документа позволяет упростить контроль, подписание и поиск документа.
Для чего может быть создан свой тип документа? МХ-1, МХ-2, КС-2, КС-3, М-12, протокол разногласий, претензий, смета, ценовой лист, спецификация, отчёт поставщика, партнёра, агента.
В каких случаях нужно создавать свой тип документа?
- Есть отраслевой документ, который заносится в систему вручную. Таких документов может быть более ста в месяц.
- Нужно ускорить согласование, обмен и учёт документов.
Рассмотрим как выглядит создание и использование своего типа документа на примере МХ-1.
В компании есть МХ-1, которая:
- Часто подписывается с каждым клиентом
- Её заполнение требует выгрузки данных из учётной системы вручную
- Заполнение и поиск данных занимает много времени и приводит к ошибкам
МХ-1 можно создавать массово. Для этого нужно выгрузить сведения из учётной системы. Если требуется согласовать документ перед его отправкой, то документ можно отправить по маршруту согласования.
Когда документооборот завершён, данные для учёта можно выгрузить в вашу учётную систему.
Благодаря созданию своего типа документа:
- сокращается время на поиск документов
- сокращается время на внутренний учёт и создание первичных документов
- сокращается время на закрытие сделки с клиентом
Цены на Контур.Диадок начинаются с 900 руб. Оплачивается подписка на пакет. Стоимость зависит от кол-ва документов в пакете. Использование сервиса стоит от 900 руб. в год (100 исходящих документов) до 36 000 руб. в год (6 000 исходящих документов).
Бесплатный тариф отсутствует.
- Контур.диадок
- Такском
- Сбис
| Функция | Контур.Диадок | Такском | Сбис |
| Есть ли коробочная версия? | Нет, только веб сервис | Нет, только веб сервис | Нет, только веб сервис |
| Мобильное приложение | Да | Да | Да |
| Дизайн и удобство интерфейса | Отличный | Нормальный | Не очень понятный |
| Сдача отчетности в налоговою | Да, но в смежной программе Контур.Экстерн | Да, нужно покупать отдельный тариф «Онлайн спринтер» | Да, отдельный тариф |
| Техподдержка и консультация | Хорошая консультация, все понятно и подробно объясняют | Не очень хорошая консультация. Стараются все объяснить, но долго все вопросы решаются | Не очень хорошая консультация. Не могут проконсультировать по стоимости, переводят на личного менеджера. Он не сразу отвечает. Удалось узнать стоимость только на следующий день. |
Аннулирование документов в ЭДО
Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.
В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя.
С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:
Подключитесь к Диадоку. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы. Аннулируйте в случае необходимости.
Корректировочные счета-фактуры и исправления счетов-фактур в электронном виде
Корректировочные и исправленные счета-фактуры могут быть выставлены в электронном виде. Порядок выставления регламентируется Приказом Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н.
Прежде всего напомним, что следует различать случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура, а когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления. Так, корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). Исправление же в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара и при возврате товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.
Путь четвертый, самый короткий. Аннулирование документа
Для аннулирования стороны должны заключить соглашение о признании документа недействительным. Это удобно, например, в случае некорректного выставления документа (например, перепутали получателя).
Думаю, что для обмена первичными учетными документами это не самый подходящий вариант, так как законодательно аннулирование первички и счетов-фактур не предусмотрено ввиду возможности их исправления и корректировки.
Представить такие документы налоговой инспекции можно в электронной форме при использовании утвержденного ФНС РФ формата. Однако контрагентам нужно быть внимательными и учитывать, что в системе есть еще один документ с теми же реквизитами (номер, дата), но со статусом аннулированного.
Все перечисленные варианты могут быть реализованы в электронном виде и не несут дополнительных рисков бизнесу. Если у вас остались вопросы по работе с расхождениями, вы можете задать их, обратившись к экспертам сервиса Synerdocs.
Работа с документами в бизнес-процессе
Все вышеуказанные действия с документами можно включить в бизнес-процессы документооборота. Для этого в системе предусмотрены следующие элементы:
- Отправка документа — пользователю ставится задача подписать документ, после чего документ отправляется в диадок.
- Подписать документ — пользователю ставится задача подписать входящий документ.
- Отклонить подпись — пользователю ставится задача, в которой он может как подписать документ, так и отказать в подписании.
- Ожидание смены статуса — выполнение процесса приостанавливается до тех пор, пока документ не получит определённый статус, например, «Подписан». После чего процесс продолжается.
- Загрузка печатной формы — система сформирует печатную версию документа с информацией об электронной подписи, которой он был подписан.
При оплате сделки продавцом начисляется налог на добавленную стоимость. Именно документ, который мы рассматриваем (счет-фактура), как подтверждение уплаты НДС регистрируется покупателем в специальной книге. На основании этого документа он заполняет соответствующие показатели в декларации по НДС. По закону, покупатель имеет право на налоговый вычет по этой статье налогообложения (ст. 169 НК РФ), если все оформлено правильно и корректно.
Есть ситуации, когда НДС не начисляется, например, для предпринимателей, работающих по системе УСН. Но часто покупатель, несмотря на это обстоятельство, просит выставить ему счет-фактуру, пусть даже без НДС. Это не обязанность продавца, но иногда стоит все же пойти навстречу просьбе покупателя и оформить счет-фактуру, только указать в документе, что она без налога на добавленную стоимость, не заполняя соответствующую строчку бланка.
Где взять образцы заполнения
Потребность в демонстрационных экземплярах, по сути, отсутствует, поскольку речь идет о стандартизированной файловой форме, характеризующейся идентичным набором реквизитов. В плане заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентируемого положениями статьи 169 Налогового кодекса. Физический носитель не требуется, что обуславливает практическую невозможность и нецелесообразность представления наглядных материалов в привычном понимании.
Впрочем, некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. Проще говоря — предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточный практический опыт, картинку, на которой отображены поля и характеристики, поясняющие принципы их заполнения. Однако в этом случае нужно учитывать, что использование различных версий программного обеспечения обуславливает разницу интерфейсов, так что найти и скачать универсальный образец заполнения электронной счет-фактуры не представляется возможным.
Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.
Во вкладке Сервис, выбрать Параметры. В появившемся окне на вкладке Безопасность, нажать кнопку Цифровые подписи.
Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.
Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.
При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.
Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.
Замечание:
При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.
Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.
На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).
Появится диалоговое окно Настройка подписи. В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.
- в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
- в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
- в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
- в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
- для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
- для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
Нажмите кнопку ОК.
Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.
При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.
Переход на новые форматы документов
Налоговая служба регулярно проводит обновление форматов электронных документов для соответствия законодательству и облегчения обработки входящих данных на стороне ведомства.
Согласно Приказу ФНС № 820 от 19.12.2018 года утверждён формат электронных документов, благодаря которому можно составлять документы различного назначения: счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Электронные документы позволяют решать задачи отражения НДС и передачи товарно-материальных ценностей, оказания услуг.
Основными причинами изменения формата являются повышение ставки НДС с 18 до 20% и введение обязательной маркировки.
Для отражения кодов маркировки и обеспечения мониторинга промаркированных товаров в формате предусмотрены новые поля. Для каждой позиции товара или услуги в электронных документах можно указать сведения: регистрационный номер партии, количество товара, дату оказания услуг, выполнения работ или поставки.
Функционал электронного модуля
Система электронного документооборота Диадок ‒ это организатор для обмена и хранения формальной и неформальной документации организации.
Таблица 1. Схема работы Диадок
| Сотрудникам | Контрагентам | Государственные органы |
|
|
|
Модуль Диадок электронный документооборот дает возможность открывать доступ к договорам, актам, приказам сразу нескольким сотрудникам для согласования рабочих вопросов. Финансовые, авансовые отчеты, письма можно направить персонально в бухгалтерию.
Официальная переписка ведется по защищенным каналам, заверяется цифровой электронной подписью.