Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «11.10.2019 Как командированный работник должен подтвердить расходы на такси?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
НДФЛ и страховые взносы
Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.
Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.
Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.
При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.
Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.
Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.
Разрешили учитывать расходы командированных на оплату такси
РАСХОДЫ НА ТАКСИ МОЖНО УЧЕСТЬ Работник при перелете к месту командировки доезжает до аэропорта на такси. Минфин России рассмотрел эту конкретную ситуацию и занял совершенно новую для себя позицию: расходы на такси до аэропорта можно учитывать при налогообложении прибыли.
В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ говорится, что расходы организации на командировки складываются в том числе из расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. А как налоговики отнесутся к тому, чтобы учесть стоимость такси не до, а от аэропорта, а также до и от вокзала, автовокзала или порта?
И если расход на такси удовлетворяет таким критериям, налогоплательщик вправе его учесть при исчислении налога на прибыль.
И только сейчас в Минфине России решили, что ориентироваться на нее больше не будут. Однако помните, что остается требование о документальном подтверждении и экономической оправданности расходов на такси.
КАК ОБОСНОВАТЬ И ПОДТВЕРДИТЬ РАСХОДЫ Кроме того, для отдельных категорий работников (директоров, топ-менеджеров) в организации может быть установлен проезд на такси. Список таких работников следует закрепить во внутренних документах организации (например, в положении о командировках). Допустим, экономическую оправданность расходов на такси вы обосновали.
Теперь их надо подтвердить документами. Какими?
Когда можно принять НДС к вычету
Распечатанные электронные билеты — это документы строгой отчетности, которые позволяют взять НДС к зачету на законных основаниях. Важно отметить, что налог должен быть прописан в отдельной строке (п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Если в билете НДС заложен в общую стоимость (о чем говорит соответствующая запись), налог к вычету брать опасно. В этом случае контролеры могут снять заявленный вычет, ссылаясь на то, что НДС нужно указывать отдельной строкой. Однако эту претензию можно оспорить в судебном порядке. Суды считают подобные требования необоснованными, так как в п. 6 ст.
Электронные билеты следует занести в книгу покупок в момент утверждения авансового отчета руководителем. Дата билета и дата авансового отчета могут относиться к разным налоговым периодам. Если работник улетел в командировку в июне, а вернулся обратно в августе, авансовый отчет будет датирован августом. Соответственно НДС можно заявить к вычету начиная с III квартала.
Какие документы нужны сотруднику для получения компенсации затрат
Чтобы работодатель возместил все транспортные расходы, необходимо написать заявление на его имя с просьбой оплатить понесенные затраты. Унифицированной формы заявления нет, но в нем должны присутствовать следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество сотрудника;
- дата поездки (период времени, проведенный в поездке);
- маршрут и цель поездки;
- величина фактически понесенных расходов (по пунктам и общая сумма);
- перечень документов, подтверждающих затраты.
К документам, которые свидетельствуют о понесенных расходах, относятся следующие:
- билеты на проезд любым видом транспорта до указанного в заявлении места назначения и обратно;
- посадочный талон (при перелете на самолете);
- если необходимо доказать необходимость следования окружным путем, берется справка с вокзала, доказывающая отсутствие прямого поезда;
- если приходится доказывать обоснованность переноса сроков командировки, оформляется справка с ж/д вокзала об отсутствии ежедневного рейса.
Документальное подтверждение расходов на такси
Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ. И если в ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения, то в случае служебной поездки учесть ее стоимость при налогообложении без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев. Ведь по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 01.10.20 № 1586). Согласно подпункту «г» пункта 82 перевозка в такси оформляется чеком ККТ., либо чеком, который выдают самозанятые граждане-плательщики НПД (см. «Самозанятые граждане в 2021: виды деятельности, налоги, регионы»).
Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы. Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.
Рекомендуем разъяснить работникам, что без правильно оформленных подтверждающих документов компания не сможет возместить им соответствующие расходы. При этом в локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси.
Как выглядит квитанция
Если перевозчик готов выдать требуемый документ, и он, и пассажир должны иметь представление, как выглядит образец чека такси, чтобы бумага подошла бухгалтерии. Ситуация осложняется тем, что для таксомоторов на законодательном уровне не утверждена форма проездного билета, как это предусмотрено для регулярных перевозок. Каждый перевозчик самостоятельно утверждает бланк, который в дальнейшем таксисту разрешено заполнить от руки. У такого БСО, напечатанного типографским способом, обязательно указаны серия и номер, поскольку организации и ИП обязаны вести учет таких документов.
При осуществлении расчета в бланке обязательно указывают:
- название компании-перевозчика или Ф.И.О. предпринимателя с указанием всех реквизитов (ИНН, адрес, номер телефона);
- дату поездки и выдачи БСО таксистом;
- цену услуги и стоимость поездки;
- Ф.И.О. водителя, который осуществил расчет, его подпись.
Использование в командировке услуг такси
Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.
Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.
Расходы на такси до работы и обратно
Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:
- Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
- Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.
Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.
Расходы на такси для работников в служебных целях
Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?
Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.
См. также: «[НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ]: Когда разрешено списать расходы на такси?» .
Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.
Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.
Расходы на такси для работников в служебных целях
Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?
Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.
См. также: .
Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.
Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.
Для экономического обоснования поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от работника служебку с пояснениями выбора именно этого вида транспорта: график работы, при котором сложно добираться на общественном транспорте, удаленность места работы или временного проживания от остановок общественного транспорта. В противном случае от поездок в такси или от признания платы за них в расходах для прибыли лучше отказаться.
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Расходы на такси:
- разрешается признавать в учете, если необходимость перевозки сотрудников данным видом транспорта продиктована технологическими особенностями производства или оговорена в трудовом договоре с конкретным работником и/или в коллективном договоре (п. 26 ст. 270 НК РФ);
- признаются в учете при одновременном выполнении 3 обязательных условий: экономической обоснованности, документальной подтвержденности и направленности на получении дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
- в налоговом учете относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ), в бухучете — к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
- могут вызывать претензии налоговых инспекторов, поэтому требуют кропотливости при разработке соответствующих локальных актов и сбору необходимых документальных подтверждений, в том числе дополнительных обоснований при использовании такси в период коронавируса.