Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штатное расписание в вопросах и ответах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Структура организации отражает взаимоотношения между руководителями и сотрудниками. Из нее должно быть понятно, кто именно принимает управленческие решения. Проще всего представить структуру в форме схемы. На ней с помощью блоков отображаются директор фирмы, структурные подразделения, отдельные единицы управления.
Принципы составления штатного расписания.
Процесс описан в порядке составления штатного расписания учреждениями здравоохранения, утвержденном Приказом № 16. Первым делом поясняется, что наименование учреждения здравоохранения указывается в соответствии с действующей номенклатурой таких учреждений. Таковая утверждена Приказом Минздрава РФ от 06.08.2013 № 529н. Далее идут структурные подразделения. При этом в каждое подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном (например, врач-терапевт, медицинская сестра палатная, санитарка). Должности, не относящиеся к медицинским или фармацевтическим, приводятся в штатном расписании, как правило, по немедицинским структурным подразделениям.
Если в учреждении несколько подразделений одинакового профиля, их наименования должны содержать дополнительные отличительные признаки, например, номер подразделения.
Порядок расположения структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем учреждения здравоохранения.
Наименования структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с номенклатурами врачебных и провизорских должностей, должностей среднего медицинского и фармацевтического персонала, перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными в установленном порядке. Напомним, что соответствующая номенклатура утверждена Приказом Минздрава РФ от 20.12.2012 № 1183н.
Что собой представляет организационная структура
Структура организации отражает взаимоотношения между руководителями и сотрудниками. Из нее должно быть понятно, кто именно принимает управленческие решения. Проще всего представить структуру в форме схемы. На ней с помощью блоков отображаются директор фирмы, структурные подразделения, отдельные единицы управления.
Руководитель должен ясно понимать организационную структуру своей компании. Требуется это для оперативной диагностики проблем, возникающих при взаимодействии разных субъектов, лучшего понимания производственных процессов. Чем проще схема, тем легче предупреждать разногласия и организовывать работу всех участников трудовых отношений.
Непродуманная организационная структура может привести к этим последствиям:
- Увеличение затрат времени и денег на выполнение работ.
- Путаница в документах.
- Перекладывание обязанностей одного сотрудника на другого.
Плохая структура ведет к тому, что работники плохо понимают свои трудовые функции. Из-за непонимания, кто кому подчинен, могут возникать конфликты. Продуманная схема, в свою очередь, обеспечивает стабильное развитие бизнеса.
О необходимости составления штатного расписания
Прежде всего следует отметить, что при создании любой организации формируются ее структура, под которой понимается взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, и штат — состав работников организации, определяемый руководством на конкретный период. То есть руководителем организации устанавливаются состав подразделений и соподчиненность должностей.
Для наглядного отображения структуры и штата организации наиболее целесообразно составление штатного расписания — документа, содержащего перечень структурных подразделений, должностей работников, должностные оклады и персональные надбавки, а также общую численность и месячный фонд заработной платы предприятия. Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 под номером Т-3. Законодательными актами Российской Федерации не установлена обязательность применения указанных форм, тем не менее п. 2 данного Постановления говорит о распространении части форм (включая форму штатного расписания) на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в том числе и на бюджетные учреждения.
Таким образом, утвержденные указанным Постановлением формы лишь рекомендуются к использованию. Однако при анализе перечня составляющих штатное расписание граф можно сказать, что это один из важнейших документов предприятия, позволяющий руководителю определять потребность в персонале, проводить кадровые перестановки, в том числе расширение или сокращение штата, оптимизировать структуру предприятия за счет объединения, создания новых или упразднения действующих подразделений.
У руководителей небольших фирм (численностью 3 — 12 человек) обоснованно возникает вопрос о том, обязательно ли нужно составлять штатное расписание. Формулировка ст. 57 ТК РФ дает возможность не составлять его, а указывать непосредственно в трудовом договоре конкретный вид поручаемой работнику работы. Однако устанавливать подобным образом трудовую функцию работника целесообразно лишь в фирмах, руководители которых непосредственно контролируют трудовую деятельность каждого работника. Во всех остальных случаях желательно иметь штатное расписание.
Расторжение договора с сотрудниками по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя) возможно только при наличии штатного расписания.
Как ввести в ШР новую структурную единицу?
В тех случаях, когда вводится новый отдел или структура, необходимо предпринять следующие действия:
- Руководство организации принимает решение о создании нового подразделения. Это может быть решение лично руководителя, либо поддержанное им мнение кого-то из специалистов (например, поданное в служебной записке).
- Составляется приказ о подготовке нового штатного расписания или дополнения к имеющемуся. Назначаются сотрудники, ответственные за выполнение этого задания.
- Готовится проект нового документа по организационной структуре предприятия.
- Проект утверждается приказом руководителя организации.
- Готовится положение или иной локальный акт, описывающий созданный отдел или службу.
- В том случае, если подразделение создаётся с нуля, и все должности в нём вакантны, оформляются трудовые договора с новыми сотрудниками. Если же происходит реорганизация уже имеющихся структур, оформляется кадровая документация о переводе сотрудников, вносятся изменения в личные карточки, трудовые договора и т. д.
СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ
Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.
Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.
Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.
Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ
1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.
2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.
3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.
4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.
5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.
Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.
В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.
Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).
Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.
Как работает схема замещения? Очень просто.
Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.
ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ
• Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».
• Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.
• Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.
• При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.
Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.
БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА
Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.
В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).
Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.
Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.
ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?
• подчиненность;
• номер;
• местонахождение;
• выполняемые функции.
СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ
Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.
Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.
Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.
Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ
1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.
2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.
3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.
4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.
5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.
Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.
В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.
Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).
Организационно-штатная структура предприятия (организации): образец
Структура и штатная численность — понятия взаимосвязанные.
Под организационной структурой понимается состав, взаимодействие, иерархия отделов и работников предприятия. Под штатом имеется в виду собственно персонал.
В зависимости от установленной в организации структуры формируется ее штат.
Виды организационных структур:
- Линейная. Структура выглядит как иерархическая пирамида. Имеется руководитель фирмы, которому подчиняются все работники. Затем начальники отделов — они управляют деятельностью сотрудников своих отделов и т. д.
- Функциональная структура означает выполнение отдельных функций отделом. За принятие решений и работу в целом несет ответственность весь коллектив. Таким отделом, к примеру, является бухгалтерия.
- В линейно-функциональной структуре присутствуют и начальник, и орган управления.
- Матричная структура существует внутри линейно-функциональной. Для решения поставленных задач формируется временный отдел из числа работников разных структурных подразделений.
Приведем небольшой образец штатной структуры организации. Возьмем классический пример — предприятие, выпускающее продукцию и имеющее линейно-функциональную структуру. По штатному расписанию в нем работает 100 человек.
Для него целесообразным будем создание таких крупных отделов, как:
- производственный отдел;
- коммерческая дирекция;
- техническая дирекция.
Приказ об утверждении структуры организации
Штатное расписание компании — это документ, в котором отражен состав и число штатных сотрудников. Стандартный вариант его включает в себя перечень должностных позиций, сведения о количестве работников предприятия и оплате их труда. Относительно последнего пункта указывают размеры окладов, надбавки и месячные отчисления. Заполнение штатного расписания должно вестись с учетом ряда правил. Но фактически составление штатного расписания — задача, которая ложится на специалистов кадрового отдела, юристов и бухгалтеров.
Структура организации подразумевает состав подразделений, взаимодействие между ними, подчиненность. Обязательно продумывается на этапе создания компании. Может корректироваться в ходе деятельности.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 утв. Постановлением Госкомстата России от Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.
Говоря об организационной структуре, мы имеем в виду концептуальную схему, вокруг которой организуется группа людей, основу, на которой держатся все функции. Организационная структура предприятия — это, по сути, руководство для пользования, которое объясняет, как организация выстроена и как она работает. Если говорить конкретнее, то организационная структура описывает, как в компании принимаются решения и кто является ее лидером.
Организационная структура дает четкое понимание того, в каком направлении движется компания. Ясная структура — это инструмент, с помощью которого можно придерживаться порядка в принятии решений и преодолевать различные разногласия.
Организационная структура связывает участников. Благодаря ей люди, присоединяющиеся к группе, имеют отличительные черты. В то же время и сама группа обладает определенными особенностями.
Организационная структура формируется неизбежно. Любая организация по определению подразумевает какую-то структуру — вопрос только в том качественно ли она проработана. В проработку оргструктуры вам могут помочь ряд методологий выработанных мировой практикой.
В настоящем стандарте использована нормативная ссылка на следующий стандарт:
ГОСТ ISO 9000 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
Изменения штатного расписания
Изменения в штатное расписание руководство предприятия вправе вносить тогда, когда возникнет производственная необходимость. Поскольку изменение штатного расписания может иметь место по разным причинам, а переименование должности сотрудника, как и изменение его заработной платы в расписании означает изменение существенных условий трудового договора, то до внесения изменений в штатное расписание следует оформить перевод работника на другую работу (ст. 74 ТК РФ). Это означает, что нужно соблюсти следующую последовательность действий:
- оформить приказ о переводе (форма N Т-5);
- заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору;
- внести в трудовую книжку работника отметку о переводе (см. Постановление N1 Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 г.).
В том случае, если изменение зарплаты и наименования должности связаны с инициативой администрации и текущими технологическими и организационными причинами, то порядок введения изменений будет выглядеть так:
- уведомить сотрудника о грядущих изменениях за 2 месяца и соблюсти регламент ст. 74 ТК РФ (описан выше);
- внести соответствующие изменения в штатное расписание, утвержденное на предприятии.
Что такое структурное подразделение организации – правовое регулирование
Понятие структурного подразделения предприятия определяет его в качестве отдельной единицы, объединяющей определенные рабочие места и занимающих их сотрудников, которое обладает определенной самостоятельностью в рамках организации. Разделение на структурные подразделения позволяет реализовать эффективное делегирование труда, упрощает управление персоналом и всем предприятием в целом. Именно поэтому без разделения на структурные подразделения эффективное ведение деятельности возможно только в организациях, относящихся к малому бизнесу.
Законодательство, в свою очередь, никак не регламентирует деятельность отдельных структурных подразделений, не выделяет особенности их и не предоставляет никаких правовых механизмов, связанных с данным аспектом трудовых взаимоотношений. Поэтому работодатели вправе самостоятельно организовывать разделение различных коллективов и структур в рамках предприятия, без излишних ограничений в нормативных и процессуальных вопросах.
Филиалы и дочерние компании не считаются структурными подразделениями организации. Ключевая особенность структурных подразделений заключается именно в том, что они выделяются строго внутри компании, не являются самостоятельными и не могут существовать в отрыве от субъекта хозяйствования в целом.
Соответственно, структурные подразделения организации не могут обладать признаками самостоятельного субъекта хозяйствования. То есть, в их отношении должны соблюдаться определенные принципы:
- О создании или расформировании структурных подразделений, их переформатировании, работодатель не должен извещать контролирующие органы или профсоюзы, пока не проводятся изменения в фактических рабочих местах.
- Структурные подразделения не ставятся на учет в налоговых органах и страховых фондах.
- Отдельная бухгалтерская отчетность в отношении структурных подразделений предприятия не ведётся. Также, им не присваиваются отдельные статистические коды. Деятельность структурных подразделений отражается в общем балансе предприятия.
Законодательство не предусматривает и не допускает возможности открывать отдельные банковские счета для отдельных структурных подразделений компании.